Quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel còn hiệu quả không?

Bất kể một người làm quản lý nào cũng quen thuộc với bộ tin học văn phòng Microsoft. Ngay từ thời điểm sinh viên, chúng ta đã được dạy cách sử dụng Excel như một công cụ thống kê, quản lý. Kỹ năng sử dụng tin học văn phòng như Excel hay Word vốn trở thành một trong những điều ai cũng cần biết. Trong hoạt động của các tổ chức giáo dục, bộ tin học văn phòng này cũng được áp dụng. Hầu như trước giờ công tác quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel.

Từ lâu Excel được sử dụng trong công tác quản lý một cách phổ biến. Từ lịch trình, phân công, thống kê số liệu,… Những tính năng này đều là đặc trưng của Excel.

Sử dụng Excel để điều hành trung tâm ngoại ngữ vốn được sử dụng rộng rãi. Bộ phận hành chính của các trung tâm thường sắp xếp công việc và quản lý hệ thống bằng Excel. Tuy nhiên trong thời điểm hiện tại, khi sự phát triển của công nghệ thông tin ngày càng cao. Câu hỏi đặt ra rằng liệu Excel có còn là giải pháp hiệu quả trong công tác quản lý? Có những ứng dụng nào cải tiến hơn rất nhiều so với Excel để quản lý hay không?

Xu hướng quản lý trung tâm ngoại ngữ hiện nay

Xu hướng quản lý trung tâm ngoại ngữ hiện nay

Sự thay đổi trong ứng dụng công nghệ thông tin thay đổi liên tục. Các hoạt động tổ chức giáo dục như trung tâm ngoại ngữ cũng vậy. Nhu cầu của hầu hết các doanh nghiệp hiện tại chính là bộ máy quản lý nhanh chóng, đơn giản nhưng vẫn mang lại hiệu quả. Vì thế mà quản lý bằng các ứng dụng công nghệ thông tin được áp dụng. So với việc quản lý truyền thống bằng Excel, xu hướng quản lý hiện nay có những thay đổi nào?

Những bất cập khi quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel

Những bất cập khi quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel

Excel từng là một công cụ hoàn hảo dùng cho công tác quản lý trung tâm ngoại ngữ. Không thể phủ nhận những tính năng đặc biệt mà Excel mang lại hỗ trợ cho việc quản lý một cách tuyệt vời.

Tuy nhiên, theo thời gian khi nhu cầu của doanh nghiệp thay đổi. Nhu cầu của các tổ chức cũng dần thay đổi. Nhất là khi các ứng dụng khác giúp việc quản lý trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn xuất hiện. Lúc này các tổ chức nhận ra Excel có những lỗ hổng.

Dù có thể giúp bạn sắp xếp lịch trình, thống kê số liệu và cả tính toán, Excel vẫn mang tính “con người” nhiều hơn. Tức việc quản lý vẫn còn phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố con người. Như vậy quy trình vận hành vẫn chưa được xem là đã đơn giản hoá. Vì để Excel hoạt động thì con người vẫn phải đứng ra tự nhập liệu. Excel chỉ giúp con người với những thuật toán cần thiết.

Hơn hết, sự kết nối giữa các bộ phận trong cùng một tổ chức sẽ không cao. Mỗi phòng ban chỉ có thể tự quản lý bộ phận của mình. Mỗi phòng ban sẽ chỉ có thể tự sắp xếp và tổ chức công việc của mình. Việc kiểm tra chéo là rất khó xảy ra. Vì vậy mà tính liên kết, thống nhất trong cùng một tổ chức không cao.

Điều này ảnh hưởng rất lớn đến quá trình vận hành của trung tâm. Khi trung tâm chưa thể củng cố nội bộ, việc quản lý với khách hàng, học viên sẽ gây khó khăn hơn nữa.

Ứng dụng công nghệ trong quản lý trung tâm ngoại ngữ

Hầu hết các trung tâm ngoại ngữ hiện nay đều xây dựng theo mô hình hiện đại. Không chỉ ứng dụng công nghệ trong công tác giảng dạy mà còn trong hệ thống quản lý. Các trung tâm xây dựng một hệ thống quản lý riêng cho mình bởi công nghệ. Hệ thống này được lập trình riêng cho mỗi trung tâm. Phù hợp với cách hoạt động của trung tâm đó.

Như vậy có thể đảm bảo được mọi quy trình quản lý đều được giám sát. Độ chặt chẽ và chính xác cao. Tính thống nhất cũng sẽ được gia tăng. Người đứng đầu hệ thống không mất quá nhiều thời gian để kiểm tra hoạt động của trung tâm.

Bên cạnh đó, việc sắp xếp và tính toán dữ liệu được tự động. Đơn giản hóa một công đoạn trong quản lý. Ví dụ đối với xử lý thông tin khách hàng. Thông thường người quản lý phải tự nhập liệu bằng tay vào hệ thống Excel. Nhưng với ứng dụng quản lý, khách hàng có thể tự thao tác và chuyển thông tin của mình bằng website, ứng dụng điện thoại. Sau đó thông tin sẽ tự động lưu trữ trong hệ thống của trung tâm.

Nhìn chung, sử dụng ứng dụng hay website trung tâm ngoại ngữ đang là xu hướng. Các ứng dụng này có nhiều tính năng tự động và tiện lợi hơn so với Excel. Một số ứng dụng được lập trình dành riêng cho trung tâm để phù hợp với văn hoá doanh nghiệp và cách vận hành.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ

Đơn giản hoá quy trình quản lý

Như đã trình bày,  công đoạn quản lý sẽ được đơn giản hoá. Khi đó bạn không phải ghi nhớ hay sử dụng quá nhiều giấy tờ. Hệ thống quản lý tự động lưu trữ và sắp xếp dữ liệu giúp bạn. Điều này cho phép sai sót diễn ra ở mức thấp nhất.

Tiến độ công việc của cả trung tâm cũng sẽ được cập nhật, cho phép những lãnh đạo theo dõi sát sao. Toàn bộ hoạt động của các phòng ban sẽ được ghi lại. Ngoài ra khi có vấn đề xảy ra ở khâu quản lý nào cũng dễ dàng truy cứu hơn.

Tương tự với phần mềm quản lý thông tin khách hàng. Các phần mềm cho phép trung tâm lưu trữ lượng lớn thông tin các học viên, cán bộ của mình. Quản lý tốt học viên góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ của trung tâm.

Tăng độ chính xác – giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành

Vận hành một trung tâm ngoại ngữ không chỉ đơn thuần là dạy học. Các trung tâm ngoại ngữ hoạt động như một cơ sở cung cấp dịch vụ. Như vậy khi điều hành trung tâm cần một sự thống nhất và không được gây ra sai lầm đối với khách hàng, là học viên.

Hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ được tiến hành nhằm kiểm soát chất lượng dịch vụ, giảng dạy. Học viên có thể tương tác để đánh giá chương trình giảng dạy, giảng viên. Ngoài ra nếu học viên có vấn đề gì thì trung tâm vẫn nhanh chóng xử lý mà không mất nhiều thời gian.

Đối với quản lý nội bộ. Một số tính năng mà các phần mềm quản lý mang lại như chấm công, tính bảng lương. Các hoạt động tài chính khác. Hỗ trợ kế toán trong quá trình làm việc và giảm sai sót trong vấn đề tài chính. Chức năng này giúp kế toán lưu trữ các dữ liệu thu chi, tính toán chi phí.

Vì thế đưa công nghệ vào hoạt động quản lý chính là giảm thiểu những hạn chế của con người. Nhất là trong vấn đề quản lý chất lượng dịch vụ và tài chính.

Chi phí tiết kiệm mang lại hiệu quả cao

Vì sự đơn giản hoá trong quy trình, đồng nghĩa với việc sẽ không cần quá nhiều nhân lực để vận hành. Thêm vào đó là các cơ sở vật chất được đầu tư trong quá trình cũng không cần quá nhiều. Chi phí dành cho việc quản lý bằng công nghệ thấp hơn so với việc theo cách truyền thống.

Chi phí thấp cho việc này xét về mặt lâu dài. Khi trung tâm đã đi vào hoạt động một thời gian. Lúc này đã hình thành một guồng quay chắc chắn. Chỉ cần một số ít nhân sự để thực hiện việc quản lý. Tuy thế khi bước đầu xây dựng hệ thống quản lý bằng ứng dụng, phần mềm nên có sự đầu tư cao. Chi phí cần dành nhiều cho quá trình xây dựng hệ thống.

Để đầu tư xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả các trung tâm ngoại ngữ với mô hình nhỏ thường áp dụng cách thức sau. Đầu tiên là xây dựng các quy trình quản lý bao gồm phần mềm quản lý và nhân sự. Hệ thống cần được vừa hoạt động để đo lường vừa phát triển dần dần. Lúc này phần mềm được thiết kế phù hợp với hoạt động của trung tâm tại thời điểm đó. Hiểu đơn giản là dung hòa giữa cách quản lý truyền thống cùng quản lý bằng công nghệ.

Điểm này cho phép cả người quản lý có thời gian để chuẩn bị, tập huấn. Sau khi hoạt động trung tâm nâng cao hơn thì hệ thống quản lý sẽ được cải thiện theo sau. Khi thực hiện như vậy, trung tâm không phải chi ngay lập tức một khoản phí lớn nhưng hoạt động tại thời điểm đó chưa cần.

Phần mềm – ứng dụng quản lý giáo dục thay thế Excel mang lại những gì?

Các tính năng cụ thể mà một phần mềm quản lý giáo dục nên có thường bao gồm như sau. Đầu tiên chính là cách quản lý như mọi doanh nghiệp khác. Tính năng sắp xếp công việc, thông tin nhân sự và các hoạt động đang và sắp diễn ra. Những tính năng này sẽ được tích hợp trên một hệ thống giúp bạn quản lý thuận lợi. Ngoài ra, quyền truy cập và quản lý cũng sẽ được chia theo vai trò của nhân sự. Hệ thống giúp các thành viên trong trung tâm liên lạc với nhau thuận tiện.

Các tính năng lưu trữ, sắp xếp và tính toán dữ liệu cũng sẽ được cài đặt. Qua đó bạn sẽ đo lường được lượng khách hàng, thông tin nhân khẩu học và đánh giá. Ngoài ra còn giúp việc quản lý giữa các đối tác với trung tâm được chặt chẽ.

Đối với các tính năng đặc thù của lĩnh vực giáo dục. Phần mềm quản lý có thể kiểm soát cơ sở vật chất tại trung tâm. Thông tin lịch học, lịch dạy cũng liên tục được cập nhật. Thống kê tài chính, học phí của học viên, v.v… Phần mềm còn tích hợp được kho tài liệu trực tuyến, bài kiểm tra.

Thiết kế phần mềm – lập trình ứng dụng quản lý giáo dục tại Mona Media

Thiết kế phần mềm – lập trình ứng dụng quản lý giáo dục tại Mona Media

Lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ chất lượng là một điều quan trọng. Khi quyết định sử dụng phần mềm hay ứng dụng quản lý trung tâm ngoại ngữ đang muốn hướng đến hướng đi lâu dài. Không ai muốn có sự gián đoạn trong quá trình vận hành quản lý. Do đó một phần mềm – ứng dụng tốt là một điều cần thiết. Không những vậy, lựa chọn thiết kế phù hợp với hoạt động trung tâm là yếu tố không thể bỏ qua.

Khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng, Mona Media không chỉ đơn thuần là hoàn thành cho xong sản phẩm. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực lập trình, Mona Media có lực lượng nhân sự chuyên môn cao. Không chỉ thế, chúng tôi am hiểu về lĩnh vực mà khách hàng hoạt động. Do đó mọi sản phẩm mà Mona Media mang lại đều là giải pháp phù hợp với mỗi khách hàng. Khi tiếp nhận yêu cầu, Mona Media tiến hành nghiên cứu về khách hàng để mang lại kết quả tốt nhất.

Mỗi một ứng dụng, phần mềm khi được thiết kế tại Mona Media đều là độc nhất. Được thiết kế dành riêng cho khách hàng yêu cầu. Điều này đảm bảo hoạt động của khách hàng thuận lợi nhất và tính hiệu quả cao.

Ngoài ra, Mona Media cung cấp các gói dịch vụ lập trình web app trọn gói. Các gói dịch vụ hỗ trợ khách hàng từ bước lên ý tưởng đến khi nghiệm thu. Mona Media đơn giản là muốn mang lại trải nghiệm tốt nhất dành cho khách hàng.