Kinh nghiệm thành lập trung tâm tiếng Anh – Anh ngữ

Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng kinh doanh giáo dục đang ngày một phát triển. Không như lúc trước, cơ hội mở trung tâm giáo dục không bị nhiều giới hạn. Việc có nhiều doanh nghiệp kinh doanh về giáo dục mang lại không chỉ giá trị về kinh tế mà còn đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Phổ biến nhất trong việc cung cấp dịch vụ giáo dục chính là mở trung tâm Anh ngữ. Tuy cơ hội cho doanh nghiệp tư nhân được tham gia vào kinh doanh giáo dục rộng mở nhưng cũng cần một số điều kiện nhất định. Sau đây bài viết sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm trong việc thành lập trung tâm tiếng Anh.

Kinh nghiệm trong việc thành lập trung tâm tiếng Anh

Bước chuẩn bị

Chuẩn bị thành lập trung tâm Anh Ngữ

Đầu tiên khi bắt tay vào việc thành lập một trung tâm tiếng Anh, giai đoạn chuẩn bị là vô cùng quan trọng. Bởi chỉ khi có sự chuẩn bị chu đáo thì trung tâm mới đi vào hoạt động thuận lợi. Sau đây là một số lưu ý mà bạn các chủ đầu tư nên xem xét trong các kế hoạch của mình.

Pháp lý

Vấn đề quan trọng nhất trong tất cả chính là về pháp lý. Chỉ khi trung tâm được đăng ký kinh doanh, được kiểm tra toàn bộ chứng chỉ hành nghề và bằng cấp liên quan thì mới có cơ sở hoạt động.

Các thủ tục cần chuẩn bị cho việc kinh doanh giáo dục tương đối rắc rối. Lời khuyên cho chủ đầu tư chính là tìm kiếm sự tư vấn từ các luật sư uy tín. Một trong những điều kiện bắt buộc đối với trung tâm tiếng Anh chính là Giám đốc phải là người làm trong lĩnh vực giáo dục.

Giám đốc thành lập trung tâm bắt buộc có bằng cấp giảng dạy Anh ngữ, đã có kinh nghiệm đi dạy. Ngoài ra còn phải đảm bảo được cơ sở kinh doanh chất lượng về mặt cơ sở vật chất, giảng dạy. Một bộ hồ sơ pháp lý để gửi đến Bộ Giáo dục & Đào tạo bao gồm nhiều yếu tố. Trong bộ hồ sơ ngoài các giấy tờ pháp lý cần có đề án cho trung tâm Anh ngữ. Để nắm bắt toàn bộ quy trình cũng như phương thức chuẩn bị giấy tờ, bạn cần sự tư vấn từ luật sư để đảm bảo.

Đây là một số yếu tố cần được kèm theo bên cạnh các giấy tờ bắt buộc mà bạn có thể tham khảo trước:

• Văn bản trình đề nghị thành lập trung tâm tiếng Anh. Đây là văn bản bạn dùng để đề xuất với Bộ về việc muốn thành lập một trung tâm tiếng Anh. Nhưng không chỉ với văn bản này là bạn sẽ hoàn toàn được duyệt để bạn kinh doanh. Đó là lý do bạn cần chuẩn bị cả loại giấy tờ sau.
• Đề án trung tâm tiếng Anh. Với văn bản này bạn cần làm rõ các thông tin về trung tâm Anh ngữ của mình: Tên trung tâm; địa điểm tổ chức; thông tin giám đốc trung tâm; mục tiêu và định hướng của trung tâm; quy mô đào tạo; bộ máy tổ chức và điều hành của trung tâm; chương trình giảng dạy và cả cơ sở vật chất. Các yêu cầu về pháp lý cần thiết khác được kèm theo.
• Cuối cùng là các dự thảo về nội quy hoạt động của trung tâm. Đây được xem là các quy định trong công tác vận hành trung tâm. Căn cứ vào các dự thảo quy định này mà trong quá trình hoạt động phía Bộ và trung tâm sẽ có đủ cơ sở để xử lý nếu có vấn đề bất cập.

Đó là toàn bộ những lưu ý về pháp lý sơ bộ mà bạn cần nắm bắt. Để thực sự hiểu rõ và đúng về quy trình thực hiện cũng như được hướng dẫn chính xác, bạn cần tìm đến các công ty luật hay luật sư để được tư vấn.

Vốn đầu tư kinh doanh giáo dục

Vốn đầu tư kinh doanh giáo dục

Vấn đề tiếp theo cũng nhận được nhiều sự quan tâm chính là cần bao nhiêu vốn để mở một trung tâm Anh Ngữ. Khi nói đến mở trung tâm tiếng Anh nhiều người nghĩ đến những trung tâm có cơ sở lớn, một toà nhà nhiều tầng hiện đại,… Thực tế có thể bạn chưa cần nhiều đến vậy.

Một số trung tâm lớn và nổi tiếng như VUS, ILA,… đã có nhiều năm hoạt động và có các cơ sở lớn. Đó là các trung tâm có quy mô đào tạo lớn và được đầu tư bởi nhiều nhà đầu tư. Tuy nhiên vẫn có một số trung tâm hoạt động tốt nhưng quy mô nhỏ hơn do chỉ có một giám đốc làm chủ. Vì vậy câu trả lời cho câu hỏi chi phí đầu tư cần bao nhiêu chính là hãy dựa vào khả năng tài chính của bản thân trong giai đoạn hiện tại.

Hãy làm một bảng kế hoạch chi tiết về định hướng phát triển của trung tâm. Trong giai đoạn hiện tại và mục tiêu trong tương lai là gì. Nếu trong giai đoạn hiện nay bạn chưa nhận được nhiều đầu tư hay cần tìm kiếm nhà đầu tư, hãy tận dụng toàn bộ khả năng tài chính của mình. Sau đó khi trung tâm đã đi vào hoạt động ổn định bạn mới bắt tay vào việc mở rộng quy mô được.

Sơ lược về chi phí bạn cần cho việc mở trung tâm tiếng Anh, hãy xem xét một vài yếu tố sau và dựa vào chính mong muốn cũng như khả năng bản thân. Đầu tiên là về địa điểm. Địa điểm đặt trung tâm sẽ ở đâu, khu vực đông dân cư hay không hay cư dân ở đó có nhu cầu học tiếng Anh nhiều hay không. Giá thuê mặt bằng tại địa điểm đó như thế nào. Hãy khảo sát nhiều mặt bằng tại nhiều địa bàn, tiến hành phân tích về giá cả, dân cư tại đó cũng như liên hệ đến khách hàng mục tiêu (học viên) của mình để lựa chọn địa điểm phù hợp.

Tiếp đến là chi phí nhân công, bạn cần bao nhiêu nhân lực cho những vị trí như thế nào? Bạn có thể tự đảm nhiệm được vị trí nào hay thuê ai đó phải làm việc? Số lượng đôi lúc không cần quá đông đảo. Một vài trung tâm chỉ có một người đứng đầu, đó cũng là giảng viên chính. Thế là chủ doanh nghiệp chỉ cần thuê một vài nhân lực cho trợ giảng, chăm sóc khách hàng, v.v…

Cuối cùng là tính toán đến cơ sở vật chất cho trung tâm. Một phòng học đạt chuẩn chỉ cần đáp ứng đủ và đúng số lượng bàn ghế cần thiết. Phòng học có thể được trang bị thêm thiết bị âm thanh, máy chiếu, máy lạnh,… tuỳ vào khả năng của bạn.

Mô hình hoạt động cũng không nhất thiết như kiểu truyền thống. Có thể thấy hiện nay có rất nhiều mô hình kinh doanh giáo dục tiết kiệm được chi phí và linh động. Mô hình học tiếng Anh trong không gian mở quán cà phê, mô hình ở cùng người nước ngoài (homestay) hay cả trại hè Anh ngữ (hình thức mà ILA hay VUS hay thực hiện cho đối tượng thiếu nhi). Đó là về phần vốn đầu tư ban đầu. Sau khi tính toán phần vốn đầu tư cho trung tâm bạn có thể tính đến giá các gói dịch vụ mình bán ra.

Nhân lực hoạt động

Nhân lực hoạt động

Như đã trình bày ở trên, bạn cần lên kế hoạch cho số lượng nhân lực sẽ hoạt động trong trung tâm. Thông thường bạn nên lên danh sách các nhân lực cần thiết cho các vị trí đặc biệt trước. Một số vị trí mà bạn cần một nhân viên chuyên môn là kế toán, pháp lý, giảng viên. Các vị trí nên cân nhắc là giáo viên bản xứ, nhân viên Marketing, nhân viên tạp vụ (trừ khi trung tâm tương đối nhỏ và bạn có thể tự làm nhiệm vụ này), quản lý hành chính, chăm sóc khách hàng, trợ giảng.

Thông thường một số trung tâm nhỏ và vừa sẽ có số lượng nhân lực như sau: một đến hai giảng viên bản xứ, giảng viên người Việt; một đến hai trợ giảng đối với các lớp thiếu nhi. Bộ phận chăm sóc khách hàng có quy mô nhỏ thường sẽ có năm người kiêm luôn cả sale. Bộ phận Marketing cần một người hoạt động lâu dài và tuỳ giai đoạn sẽ thuê thêm nhân lực bên ngoài, số lượng cũng tuỳ.

Đối với quy mô nhỏ thì số lượng như vậy có thể giúp trung tâm vận hành ổn định trong thời gian đầu. Sau vài tháng có thể xem xét mở rộng.

Cơ sở vật chất

Tiếp theo là việc đầu tư cơ sở vật chất. Một trung tâm dạng vừa và nhỏ có thể sở hữu một phòng học lớn cho nhiều học viên hoặc khoảng 10 phòng học nhỏ cho từng nhóm học viên. Như vậy bạn không cần phải thuê hay xây một toà nhà lớn.

Một phòng học chuẩn để đáp ứng nhu cầu học tiếng Anh hiện nay là bàn ghế thoải mái, diện tích phòng thoải mái. Có bảng viết, máy lạnh, máy chiếu và thiết bị phá thanh. Một số trung tâm hiện nay còn trang bị cả thư viện, phòng máy tính cho học viên tự học. Những yếu tố này giúp tăng chất lượng dịch vụ của trung tâm hơn và tăng mức độ hài lòng của học viên.

Giáo trình giảng dạy

Sự khác biệt giữa các trung tâm tiếng Anh hiện nay chính là việc xây dựng bộ giáo trình giảng dạy. Các trung tâm dù lớn hay nhỏ đều tự xây dựng riêng giáo trình cho mình và chỉ lưu hành nội bộ. Để xây dựng giáo trình tiếng Anh hiệu quả bắt buộc giám đốc trung tâm cần có kinh nghiệm giảng dạy cũng như kiến thức chuyên môn vững chắc.

Để giám định được chất lượng của giáo trình nên dựa vào các tiêu chuẩn mà quốc tế đề ra. Ví dụ như cùng là luyện thi IELTS nhưng mỗi trung tâm đều cung cấp chương trình giảng dạy khác nhau. Dù thế các trung tâm vẫn dựa trên khung đề thi của IELTS và thiết kế giáo trình phù hợp. Bên cạnh đó, sử dụng những giáo trình khác từ các hiệp hội giáo dục uy tín để bổ trợ cho quá trình học tập cũng là điều cần thiết.

Xây dựng trung tâm tiếng Anh để hoạt động hiệu quả

Xây dựng trung tâm tiếng Anh để hoạt động hiệu quả

Sau khi đã có những bước chuẩn bị và lập kế hoạch như trên thì chủ đầu tư cần lưu ý một vài yếu tố khác. Những yếu tố sau bổ trợ cho doanh nghiệp giáo dục xây dựng thương hiệu và hoạt động hiệu quả hơn.

Hệ thống quản lý

Hãy tưởng tượng cả trung tâm của bạn là một chiếc đồng hồ. Chiếc đồng hồ cần những bánh răng hoạt động chặt chẽ với nhau mới chạy được. Tương tự như thế, bộ máy tổ chức của trung tâm cần đảm bảo sự thống nhất và chặt chẽ.

Hệ thống quản lý bên trong cần được lập ra rõ ràng để các bộ phận nắm bắt được các quy trình làm việc. Hiện nay các doanh nghiệp quản lý tổ chức của mình bằng các công cụ, phần mềm quản lý. Điều này giúp các doanh nghiệp đơn giản hoá các quy trình quản lý và dễ dàng kết nối các phòng ban lại với nhau. Mọi hoạt động cũng được nắm bắt rõ ràng.

Chiến lược thương hiệu và quảng bá

Sau khi đã sẵn sàng mọi thứ, đừng bỏ qua công đoạn quảng bá cho trung tâm tiếng Anh của bạn. Có thể liên kết với các trường học hay sử dụng hình thức phát tờ rơi để quảng bá về trung tâm của mình. Sử dụng tiếp thị kỹ thuật số để mở rộng hơn nhiều cơ hội tiếp cận khách hàng.

Có một điều quan trọng khi xây dựng thương hiệu bạn cần lưu ý chính là chiến lược hình ảnh thương hiệu. Dù trung tâm của bạn có cung cấp đa dịch vụ giáo dục, nhiều hình thức cho nhiều đối tượng học viên thì bạn chỉ nên xây dựng thương hiệu của trung tâm theo một hình ảnh duy nhất. Hình ảnh ấy nên là điểm mạnh nhất của trung tâm.

Ví dụ Apollo gắn với hình ảnh phát triển anh văn dành cho thiếu nhi, Mathnasium cho đối tượng thiếu niên phát triển Anh ngữ song song với tư duy toán học, Wall Street English với hình ảnh Anh ngữ cho người đi làm (dạng nâng cấp) và cộng đồng sinh viên Việt Nam quan thuộc với trung tâm IELTS Ms. Hoa.

Hãy xác định điểm mạnh của mình và bắt đầu xây dựng hình ảnh cho trung tâm gắn liền với điểm mạnh đó.

Thiết kế trang web giáo dục

Thiết kế trang web giáo dục

Xu hướng tìm kiếm và mua hàng, sử dụng dịch vụ hiện nay phần lớn diễn ra trên internet. Chính vì thế trung tâm Anh ngữ của bạn cần một website chính thức.

Với trang web giáo dục này doanh nghiệp của bạn không chỉ giới thiệu về trung tâm, các khóa học và chương trình đào tạo. Các thao tác như chạy quảng cáo, quảng bá cũng sẽ dễ thực hiện hơn khi có website. Phạm vi khách hàng cũng được mở rộng.

Sử dụng phần mềm giáo dục trong trung tâm Anh ngữ

Sử dụng phần mềm giáo dục trong trung tâm Anh ngữ

Có thể nhận thấy trong năm 2020 đầy biến động thì xu hướng giáo dục hiện đại cũng có sự chuyển mình. Phần lớn được diễn ra bằng hoạt động giảng dạy trực tuyến.

Ứng dụng phần mềm giáo dục không phải chỉ xuất hiện gần đây mà đã có từ lâu. Các trung tâm Anh ngữ thường thiết kế ứng dụng dành cho học viên của họ. Ứng dụng này hỗ trợ các học viên có thể học tập ở mọi lúc mọi nơi. Kho tài liệu, đề thi cũng được tích hợp vào ứng dụng giúp học viên chủ động đánh giá năng lực của mình.

Không chỉ thế, các phần mềm giáo dục hiện tại cũng được thiết kế cả chế độ E-learning, tức học trực tuyến. Đây là chế độ giúp kết nối học viên và trung tâm một cách dễ dàng mà học viên không nhất thiết phải đến lớp trực tiếp. Điều này cho phép cả học viên và giảng viên tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí. Phần mềm giáo dục là một yếu tố mà các trung tâm Anh ngữ nên cân nhắc thực hiện.

Tổng kết lại, để thành lập và vận hành trung tâm tiếng Anh đòi hỏi nhiều yếu tố. Cả thời gian lẫn chi phí. Các chủ đầu tư nên lập một kế hoạch chi tiết cho trung tâm khi hoạt động trong giai đoạn mới thành lập và cả sau này. Dù nhiều khó khăn nhưng kinh doanh giáo dục là một xu hướng mang lại lợi nhuận cao cũng như trên thị trường Việt Nam đang cần. Khoảng 20% dân số Việt Nam có nhu cầu học Anh ngữ.