Webmail là gì? Hướng dẫn cách sử dụng Webmail để nhận và gửi mail

Webmail hiện nay được sử dụng khá nhiều trong các doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu webmail là gì và hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng webmail cho doanh nghiệp nhé!

WebMail là gì?

WebMail là ứng dụng quản lý email trực tuyến chạy trên nền tảng website và có thể sử dụng từ nhiều thiết bị. Ngoài quyền truy cập vào máy chủ email, người dùng cũng có thể làm việc trực tiếp với email, đọc, gửi và nhận email.

Email hiện nay được coi là hình thức quảng cáo lâu đời và hiệu quả nhất. Ngày nay có rất nhiều ứng dụng được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý email của các cá nhân và tổ chức. trong đó không thể không điểm ra những cái tên nổi bật như Outlook, Gmail, Yahoo …

Các tính năng của WebMail

Có thể nói web mail không khác nhiều so với các dịch vụ mail khác. Tuy nhiên, nó cung cấp cho người dùng tất cả các chức năng để vận hành bằng email:

• Soạn Email: Các công cụ soạn thảo được hỗ trợ và bạn có thể đính kèm hình ảnh, tệp và email.
• Hộp thư (Inbox): Quản lý tất cả các email đến ngoại trừ hộp thư rác. Hộp thư đi: Nơi danh sách thư đã được gửi.
• Thư nháp (Drafts): Nơi lưu các thư nháp nhưng bị gián đoạn (mất kết nối Internet, thiết bị tắt nguồn). Ví dụ: nếu bạn soạn một tin nhắn và không lưu hoặc gửi đi, tin nhắn đó sẽ tự động được lưu vào hộp thư Thư nháp của bạn.
• Hộp thư riêng: Cho phép người dùng chủ động lưu trữ các email quan trọng hoặc theo các chủ đề riêng biệt. Đây là tính năng giúp việc quản lý hệ thống mail của bạn dễ dàng hơn, nhất là khi bạn có quá nhiều thư và cần tìm lại mail cũ.
• Thư rác: Các email được phân loại là nguy hiểm hoặc không an toàn sẽ tự động được chuyển tiếp tại đây. Hộp thư rác có thể bị xóa định kỳ. Vì vậy, bạn nên kiểm tra hộp thư rác thường xuyên để tránh bị mất những thư quan trọng.

Ngoài ra, các tính năng cơ bản khác của ứng dụng email cũng được tích hợp vào WebMail như: Tạo chữ ký của riêng bạn, thay đổi phông chữ, thay đổi giao diện quản trị …

Những lợi ích và hạn chế khi sử dụng WebMail

Được coi là một trong những nền tảng quản lý email tốt nhất hiện nay, không thể phủ nhận rằng một trong những hạn chế lớn nhất của Outlook là tốc độ. Vậy nên WebMail ra mắt và được coi là một giải pháp thay thế hoàn hảo.

Lợi ích sử dụng WebMail

• Dễ sử dụng: Giao diện của WebMail rất đơn giản, không khác gì các ứng dụng quản lý email hiện nay.
• Sao lưu: Một tính năng cần thiết cho email doanh nghiệp. Tính năng này làm giảm nguy cơ mất dữ liệu hoặc sự cố mất dữ liệu cho người dùng.
• Không cần máy tính: WebMail cho phép người dùng truy cập từ mọi thiết bị có kết nối internet.
• Khả năng tìm kiếm: Email có thể được tìm kiếm dễ dàng theo từ khóa, điều này rất hữu ích khi số lượng email trở nên quá lớn.
• Giới hạn lưu trữ: So với các dịch vụ hiện có trên thị trường, WebMail có lợi thế đặc biệt về giới hạn lưu trữ khi cung cấp một lượng lớn không gian lưu trữ miễn phí.

Hạn chế

• Dịch vụ không được đảm bảo: WebMail được công nhận là một trong những dịch vụ quản lý email tốt nhất hiện nay, tuy nhiên vẫn khó tránh khỏi những sự cố. Những rủi ro không mong muốn có thể làm gián đoạn hoạt động của email và ảnh hưởng đến người dùng. May mắn thay, nhiều doanh nghiệp sẵn sàng chấp nhận lỗi này vì khả năng nó xảy ra là cực kỳ thấp.
• Công ty có thể mất tất cả các email:Nó có vẻ khá rủi ro, đặc biệt là đối với người dùng doanh nghiệp. Tuy nhiên, các dịch vụ webmail từ các nhà cung cấp có uy tín hiện nay có thể bảo vệ phần lớn dữ liệu của bạn. Nhưng đừng quá chủ quan. Nếu bạn sử dụng webmail, hãy sao lưu dữ liệu thường xuyên!
• WebMail sử dụng trên nền tảng web:  Do đó, khó tránh khỏi những quảng cáo xâm nhập hiển thị cho người dùng trong quá trình sử dụng. Tuy nhiên, nhìn chung, các quảng cáo này không chiếm nhiều không gian hiển thị và không ảnh hưởng đáng kể đến việc sử dụng.
• Thư rác: Mặc dù bạn có thể quản lý chúng trong hộp thư rác của mình nhưng việc gia tăng tin nhắn rác ít nhiều gây bất an cho người dùng. Do đó, các tin nhắn được đánh dấu là thư rác nên được lên lịch xóa thường xuyên.
• Sự riêng tư: Theo mặc định, các nhà cung cấp webmail cho phép truy cập vào email của mọi người. Vui lòng tham khảo chính sách bảo mật của nhà cung cấp để biết thêm thông tin. Tuy nhiên, vì lý do riêng tư, hầu hết dữ liệu được giữ an toàn. Gmail chỉ sử dụng tính năng này để gửi email quảng cáo hiệu quả hơn.
• Địa chỉ email trực tuyến không chuyên nghiệp: Đối với các doanh nghiệp, một địa chỉ email là rất quan trọng vì nó xác định thương hiệu và là một yếu tố của sự chuyên nghiệp. Rất tiếc WebMail không đáp ứng được nhu cầu này. Nếu bạn vẫn sử dụng dịch vụ này, bạn có thể sử dụng email có miền của riêng bạn.

Hướng dẫn sử dụng WebMail gửi, nhận mail

Dùng WebMail để nhận Mail

Trong bước đầu tiên, bạn cần truy cập WebMail theo liên kết yourdomain.com/webmail. Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hosting của bạn đăng ký để biết thông tin tài khoản và mật khẩu của bạn. Trong lần sử dụng đầu tiên, bạn sẽ được chuyển hướng đến trang chính.

Tiếp theo hãy chọn “Set as Default” và chọn “roundcube” để truy cập vào giao diện WebMail.

Dùng WebMail để gửi Mail

Để bắt đầu gửi email, hãy truy cập WebMail bằng đường dẫn yourdomain.com/webmail. Sau đó dùng tên tài khoản và mật khẩu đã được doanh nghiệp cấp để đăng nhập. Vui lòng liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ của bạn để có được tài khoản đăng nhập.

Lúc này, hãy nhấp vào ”Compose” trên giao diện chính xuất hiện trên màn hình của bạn để bắt đầu soạn email. Sau đó, bạn có thể nhập nội dung của mình vào trình soạn thảo của WebMail. Giao diện người dùng trình chỉnh sửa của WebMail tương tự như các công cụ chỉnh sửa phổ biến khác. Hãy điền và xác nhận địa chỉ, chức danh, v.v., và chú ý đến nội dung.

Sau đó, bạn chỉ cần nhấp vào “Send” để hoàn tất việc gửi email. Ngoài ra, các email đã hoàn thành có thể được lưu dưới dạng bản nháp dưới dạng bản nháp. Sau đó bấm Lưu để ghi lại ứng dụng của bạn.

Các doanh nghiệp có nên sử dụng WebMail không?

Nhìn chung, WebMail có giao diện khá đơn giản, dễ sử dụng, tối ưu hóa tốc độ và sự tiện lợi của các dịch vụ quản lý email. Do đó, sẽ không quá khó để người dùng có thể làm quen và sử dụng thành thạo công cụ này.

Tuy nhiên, như đã đề cập trong phần “Nhược điểm của WebMail”, WebMail chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ yêu cầu số lượng email nhỏ. Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn thì không được khuyến khích dùng Webmail.

Mặc dù công cụ này có một số điểm hạn chế nhưng WebMail vẫn chứng tỏ được hiệu quả về tốc độ, tính năng và sự tiện lợi. Mona hy vọng những thông tin trên bạn đã nắm được WebMail là gì và cách sử dụng WebMail để gửi và nhận email.