Kinh nghiệm quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ

Ngày nay, ngoại ngữ trở thành một trong những công cụ lợi hại của tất cả mọi ngành nghề. Với bối cảnh xã hội theo xu hướng toàn cầu hoá, lượng người ngoại quốc nhập cư từ khắp nơi trên thế giới đến đầu tư kinh tế vào Việt Nam ngày càng đông, nhu cầu học ngoại ngữ đóng vai trò vô cùng quan trọng và cần thiết hơn hết. Đó là thời điểm vàng mở ra cơ hội kinh doanh cho các trung tâm ngoại ngữ phát triển mạnh mẽ. Và để kiểm soát, quản lý học viên một các dễ dàng chúng ta cần tìm ra nhiều hướng giải quyết để mang lại hiệu quả.

Tuy nhiên, một trong những mối bận tâm chắc chắn phải đối mặt khi bước chân vào lĩnh vực này đó là làm thế nào để quản lý trung tâm tốt ? Nếu như bạn đang có nhu cầu tìm hiểu hoặc đang vướng mắc vấn đề này thì hãy dành chút thời gian tham khảo về bài viết chia sẻ kinh nghiệm quản lý học viên của trung tâm ngoại ngữ dễ dàng dưới đây nhé

Những khó khăn gặp phải khi quản lý trung tâm ngoại ngữ

Không có con đường nào rải đầy hoa hồng mà không lắm những chông gai, điều này quả thật đúng dù trong thời đại, công việc nào. Nghiễm nhiên, với những ai bắt tay vào con đường kinh doanh thì không tránh khỏi những thử thách, riêng đối với những người thành lập trung tâm ngoại ngữ càng trở nên khó khăn hơn. Họ sẽ gặp phải rất nhiều “bài toán” nan giải trong quá trình kinh doanh loại hình dịch vụ này.

Khó khăn khi quản lý học viên

Quản lý học viên tốt giúp trung tâm hoạt động trơn tru

Khách hàng đăng ký tham gia các khoá học tại trung tâm là những học viên có số tuổi và trình độ rất khác nhau. Mà mục tiêu khi kinh doanh của bất kì trung tâm ngoại ngữ nào cũng đều muốn mở rộng quy mô, phát triển số lượng học viên ngày càng đông hơn. Vì thế, với khối lượng khách hàng lớn như thế, đồng nghĩa lượng dữ liệu thông tin khổng lồ thì khiến cho việc quản lý vô cùng khó khăn trong việc phân nhóm đối tượng, kiểm tra thông tin để dễ quan tâm học viên.

Việc phải hệ thống chi tiết , lọc ra danh sách từng nhóm học viên khác nhau để theo sát quy trình phù hợp nhằm mang đến hiệu quả chất lượng dạy – học tốt nhất, xây dựng uy tín cho trung tâm quả thật không hề dễ dàng gì. Chưa bàn đến là việc phân loại nhóm đối tượng học viên thực hiện theo phương thức thủ công thì sẽ như vướng phải vào “trăm mối tơ vò”, vừa phức tạp lại vừa rườm rà. Nó sẽ khiến bạn phải tốn nhiều công sức và thời gian cũng như chi phí order văn phòng phẩm.

Khó khăn trong việc quản lý lớp học

Quản lý lớp học nghe tuy có vẻ đơn giản nhưng thực chất lại không giản đơn tí nào, bởi nó bao gồm rất nhiều thao tác phức tạp cộng lại. Điển hình như các việc học vụ từ xếp lớp, xếp thời khoá biểu cho mỗi lớp, xếp lịch dạy giáo viên đến việc sắp xếp học viên vào lớp có cập độ học phù hợp với mỗi bạn. Nếu người quản lý không điều hành được hệ thống thì sẽ rất khó khăn để nắm bắt nhanh số lượng lớp học, sỉ số mỗi lớp đang duy trị hiện tại để thêm bớt học viên hợp lý.

Thất thoát học phí

Giải pháp quản lý học phí như thế nào tốt nhất?

Đối với người quản lý trung tâm ngoại ngữ nếu không nhanh nhạy công nghệ thông tin, không ứng dụng các phần mềm hỗ trợ tính học phí thì đây quả là một thiếu sót lớn nghiêm trọng. Mỗi chương trình học , từ cấp độ hay thời hạn khoá học kéo dài đều sẽ có mức học phí quy định khác nhau, chưa kể đến sẽ có những những chương trình áp dụng giảm % ưu đãi cho học viên. Mức học phí thanh toán cũng còn tuỳ thuộc vào từng học viên.

Trung tâm sẽ gặp trở ngại rất lớn để tính học phí còn lại chưa thanh toán hoặc khi áp dụng giảm giá khuyến mãi học phí,…Hơn nữa, việc tính thủ công như thế sẽ không đảm bảo được độ chính xác cao và còn rất dễ gây mất tiền bạc nếu không cẩn thận, nguy hại đến doanh thu trung tâm.

Trở ngại trong tương tác giữa phụ huynh và trung tâm

Cầu nối giữa phụ huynh và trung tâm là mối dây liên kết mật thiết quan trọng vì nhờ vậy, phụ huynh mới có thể biết được về chất lượng dịch vụ, sự uy tín và tận tâm của trung tâm có tốt hay không thông qua trao đổi giữa phụ huynh và giáo viên, những thông báo về tình hình học tập của học sinh, hỗ trợ lịch học phù hợp,….

Vướng mắc khi quản lý giáo viên và nhân viên

Khi trung tâm ngoại ngữ sở hữu nguồn lực giáo viên và nhân viên lớn thì việc quản lý học viên, trung tâm và và cả đội ngũ nhân viên sẽ rất khó chặt chẽ, dễ xảy ra tình trạng sai sót. Trung tâm cũng sẽ khó khăn hơn khi chấm công giờ dạy, hoa hồng ch nhân viên, khó kiểm tra được chất lượng công việc có đạt hiệu quả, đạt chỉ tiêu tốt hay không.

Kinh nghiệm quản lý trung tâm – quản lý học viên của trung tâm

Khó khăn tuy chồng chất nhưng không phải là đường cùng mà vẫn luôn có những giải pháp, hướng giải quyết thoả đáng và tối ưu. Dưới đây là một vài kinh nghiệm “xương máu” được tổng hợp từ những người quản lý dày dặn kinh nghiệm trong nghề sẽ mang đến cho bạn những biện pháp, lối đi đi tốt nhất :

Xác định khách hàng mục tiêu chính

Việc xác định chính xác lại đối tượng khách hàng mục tiêu mà trung tâm muốn nhắm đến rất quan trọng, nó không chỉ là nền tảng cơ sở để định hướng phát triển cho trung tâm mà còn giúp quản lý trung tâm có hệ thống hơn. Tuy vậy, điều này sẽ không ảnh hưởng tới những tiêu chí tuyển giáo viên cũng như có thể xây dựng chương trình đào tạo phù hợp.

Vì thế cần cụ thể kỹ càng đối tượng mục tiêu khách hàng bạn là ai ? Học sinh, sinh viên hay những người đã đi làm? Cần học giao tiếp hay đào tạo thi chứng chỉ ? Từ đó sẽ giúp bạn hình thành phương án kế hoạch riêng và nên chọn một đối tượng chủ chốt tập trung làm thế mạnh của mình. Hãy nghiên cữu kỹ càng về một nhóm đối tượng trọng tâm và chỉ tập trung vào phục vụ họ để kiểm soát, quản lý chặt chẽ hơn.

Đầu tư cơ sở vật chất, tuyển dụng nhân viên

Kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ, học viên học tiếng Anh tập trung vào giáo viên và cơ sở vật chất là không hề thừa. Xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của một trung tâm ngoại ngữ thường gồm các bộ phận sau:

Đối với kinh nghiệm về quản lý trung tâm ngoại ngữ và học viên  ( người đang theo học và cả những khách hàng tiềm năng ) thì việc đầu tư vào cơ sở vật chất là không hề thừa thải. Xây dựng để sở hữu một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, đảm bảo chất lượng của một trung tâm ngoại ngữ thì thường bao gồm các bộ phận cơ bản sau :

• Đội ngũ giảng viên, trợ giảng:

Hiển nhiên, giảng viên là người nẵm giữ vai trò quyết định trực tiếp đến chất lượng dạy học thế nào. Bởi uy tín của một trung tâm đòi hỏi phải có đội ngũ giáo viên giỏi, dày dặn kinh nghiệm giảng dạy. Bất kì cha mẹ nào cũng đều muốn cho con cái được học kiến thức và phát triển trong một môi trường trung tâm tốt. Vì thế, đầu tư vật chất khang trang, đảm bảo chất lượng, tuyển dụng giáo viên tậm tâm, có nền tảng kiến thức chuyên môn vững chắc sẽ từng bước giúp phát triển thương hiệu trung  tâm bạn trở nên chuyên nghiệp, uy tín, xây dựng sự tin tưởng trong lòng khách hàng.

Mặt khác, cũng nên mời một số giảng viên bản ngữ về giảng dạy, mặc dù chi phí để trả cho họ tương đối khá cao hơn. Tuy nhiên vì đây gần như là một yêu cầu gần như không thể thiếu đối với những trung tâm ngoại ngữ thời nay, đó cũng là một trong những yếu tố thu hút học viên . Bên cạnh giáo viên giỏi cũng không thể thiếu nhân tố từ đội ngũ trợ giảng nhiệt tình. Họ có thể đem đến những phương pháp học hữu ích và độc đáo giúp người học có thể tiếp thu nhanh hơn.

• Bộ phận tư vấn và chăm sóc khách hàng:

Một trung tâm chuyên nghiệp sẽ luôn có bộ phận tư vấn và chăm sóc khách hàng một cách niềm nở và tận tình. Công việc chính của họ là tư vấn cho khách hàng lựa chọn được những khoá học phù hợp, giải đáp mọi thông tin, thắc mắc về khoá học và chương trình học. Hướng dẫn học viên cách thức đăng ký lớp học, làm test đầu vào hay hỗ trợ đánh giá năng lực sau khoá học. Sự chuyên nghiệp và thái độ ân cần, chu đáo sẽ giúp khách hàng trải nghiệm và hài lòng với chất lượng dịch vụ mà trung tâm cung cấp.

• Bộ phận marketing:

Nhiệm vụ chính của phòng ban này là quảng bá và đẩy mạnh quá trình nhận diện thương hiệu nhanh chóng cũng như tạo sự hấp dẫn để thu hút học viên tìm đến, đăng ký học tại trung tâm của bạn. Với sự sáng tạo, năng động và đầy nhiệt huyết, bộ phận marketing sẽ lên plan về những chiến dịch truyền thông hiệu quả nhất.

Quảng cáo và marketing

Công cuộc quảng cáo và marketing chính là kim chỉ nam trên đường phát triển của một trung tâm ngoại ngữ. Người quản lý trung tâm và học viên nên tận dụng các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, Fanpage, hay tạo các topic trên diễn đàn thường xuyên nhằm thu hút khách hàng tiềm năng bằng cách chia sẻ kiến thức, thành tích của các học viên đã đạt được khi học tại trung tâm.

Ngoài ra, để đẩy mạnh công tác nghiệp vụ của mình, các trung tâm cũng nên tạo điều kiện tổ chức các cuộc thi treo giải thưởng hấp dẫn, các phiếu giảm giá hay tham giao ngoại khoá trong những dịp đặc biệt. Đây cũng là một cách hay để bạn cạnh tranh với đối thủ mình.

Không chỉ dừng lại ở chiến dịch truyền thông, bạn cần phải tập trung vào quản lý chăm sóc học viên để giữ chân khách hàng lại trung tâm lâu dài. Các phần mềm hiện đại bây giờ sẽ hỗ trợ người quản lý hệ thống dữ liệu thông tin một cách khoa học và rõ ràng. Thông tin đầy đủ, chính xác sẽ hỗ trợ quá trình trao đổi, tư vấn, chăm sóc được chu đáo và hiệu quả. Việc gắn kết mối qua hệ với học viên, phụ huynh bền vững chính là phương thuộc hữu hiệu nhất giúp tạo dựng thương hiệu trung tâm đến gần với các học viên từ khắp mọi nơi trên toàn quốc.

Sử dụng phần mềm quản lý học viên

Phần mềm quản lý học viên sẽ giúp bạn quản lý chặt chẽ mọi hoạt động của học viên

Đối với những trở ngại mà bạn đang lo lắng thì việc sử dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ chính là lời giải đáp giúp xứ lý triệt để những vướng mắc đó một cách tuyệt vời. Những phần mềm này được tích hợp các tính năng công nghệ hiện đại hàng đầu mới nhất, sẽ giúp bạn quản lý trung tâm, các chi nhánh, quản lý học viên một cách nhanh chóng, hỗ trợ giúp người quản trị xử lý mọi tính huống kịp thời và đưa ra những quyết định sáng suốt, đúng đắn nhất dựa trên các thông tin, dữ liệu báo cáo, thống kê, tính toán chính xác.

Phần mềm này cũng giúp bạn giảm được chi phí tối đa và tiết kiệm công sức và thời gian, để tập trung hoàn thiện những dự án mới. Người chủ cũng có thể quản lý, kiểm tra mọi lúc, mọi nơi mà không cần thiết phải có mặt tại trung tâm. Tính năng phần mềm dễ sử dụng, giao diện thân thiện, tính bảo mật cao, an toàn tuyệt đối, thích hợp cho nhiều mô hình kinh doanh trung tâm ngoại ngữ, mang đến lợi nhuận cho công ty.

Với những lợi ích ưu việt như thế, phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ chính là “cánh tay đắc lực” cho người chủ doanh nghiệp. Một người quản lý thông minh chính là người biệt tận dụng thời cơ, sử dụng phần mềm hiệu quả và mang lại chất lượng rõ rệt.

Kết luận

Không còn phải quá đau đầu trong việc tìm kiếm giải pháp lý tưởng để quản lý trung tâm, quản lý học viên tại trung tâm học ngoại ngữ nữa vì giờ đây bạn đã thu thập được những kinh nghiệm trên đây từ các chuyên gia quản lý. Hy vọng rằng bài viết này sẽ là cẩm nang hữu ích giúp bạn vững tin hơn trên con đường kinh doanh trong tương lai. Chúc các bạn thành công !