Chữ ký email là gì? Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Một điều giúp cho bạn có thể tạo ấn tượng tốt và quảng bá về thương hiệu đến với khách hàng và đối tác của mình hiệu quả hơn đó là chữ ký Email. Việc sử dụng Email Signature giờ đây trở thành một điểm để nhận diện cho thương hiệu cá nhân hay công ty bạn làm việc. Bên cạnh đó, chữ ký ở cuối Email còn thể hiện tính chuyên nghiệp của mình đối với phía đối tác, khách hàng cho mỗi Email được gửi đi. Vậy bằng cách nào để tạo ra những kiểu Email Signature của mình trở nên ấn tượng hơn? Hãy cùng Mona Media tìm hiểu chi tiết chữ ký Email là gì, cách tạo chữ ký Email đẹp và cùng tham khảo một số mẫu chữ ký Email chuyên nghiệp ở bài viết dưới đây.

Chữ ký Email là gì?

Chữ ký email (Email Signature) là thông tin xuất hiện cuối cùng trong nội dung của Email. Để Email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn, chỉ cần thực hiện một số thao tác đơn giản thiết lập một lần cho chữ kỹ cá nhân, hệ thống tự động thêm vào nội dung email của bạn cho tất cả những lần mà bạn muốn gửi mail về sau. Một Email chuyên nghiệp thể hiện sự nghiêm túc trong công việc và ghi điểm trong mắt của nhà tuyển dụng, khách hàng và đối tác của mình.

Vai trò của chữ ký Email

Đối với nhiều người thì Email Signature không quá quan trọng, đây dường như chỉ là một hành động dùng để đối phó mà không nhận thấy được tầm quan trọng của Email Signature. Chữ ký trên Email càng quan trọng hơn đối với các doanh nghiệp đang muốn phát triển chiến lược Marketing đánh mào vào mở rộng thương hiệu. Cụ thể:

• Email Signature phù hợp với tất cả đối tượng, không chỉ dùng trong công ty, doanh nghiệp mà có thể dùng cho mỗi cá nhân đều có thể tạo chữ ký riêng cho mình.
• Giúp khách hàng nhận diện rõ ràng thông tin về doanh nghiệp hoặc cá nhân của bạn tốt hơn.
• Tạo chữ ký cho Email giúp cho người nhận thuận tiện trong việc phản hồi lại Email.
• Mẫu chữ ký Email công ty được tất cả nhân viên sử dụng một Email Signature chung điều này giúp khẳng định thương hiệu doanh nghiệp của bạn trước đối tác của mình.
• Email Signature cũng giống như một công cụ, là phương thức giúp doanh nghiệp Marketing bản thân, vì trong chữ ký Email của bạn có thể chèn được những thông tin hay website của công ty mình đang hoạt động và làm việc.

Tác dụng của Email Signature trong Marketing

Email Signature là một phần rất quan trọng đối với những doanh nghiệp khẳng định giá trị của thương hiệu và thể hiện sự chuyên nghiệp trước khách hàng và đối tác.

• Email Signature sẽ như một danh thiếp giới thiệu một số thông tin của công ty. Phần Email Signature cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến với người nhận thư. Doanh nghiệp của bạn cũng trở nên đáng tin cậy và chuyên nghiệp hơn rất nhiều trong mắt người nhận thư.
• Bên cạnh đó, một Email Signature đẹp còn giúp quảng cáo Marketing cực kỳ hiệu quả. Khi bạn tạo ra chữ ký cá nhân, bạn có thể chèn thông tin liên lạc, website và mạng xã hội của doanh nghiệp mình. Khách hàng chỉ cần click chuột vào phần chữ ký, đường dẫn truy cập sẽ nhanh chóng dẫn khách hàng đến với thông tin về doanh nghiệp của bạn.
• Ngoài ra, tất cả các thành viên trong cùng công ty khi sử dụng cùng một mẫu chữ ký Email doanh nghiệp chuẩn, giúp cho thương hiệu được định vị tốt hơn và nhận được thiện cảm từ phía khách hàng.

Yếu tố ảnh hưởng đến Email Signature

Để thiết kế một kiểu Email Signature đẹp và chuyên nghiệp, bạn cần chú ý đến một số yếu tố ảnh hưởng đến Email Signature dưới đây.

• Hình ảnh của chữ ký: Để thiết kế ra một mẫu chữ ký Email đẹp & hoàn chỉnh, bạn không bắt buộc phải để hình ảnh của mình vào trong email. Nhưng thật sự chèn hình ảnh của bản thân vào trong chữ ký sẽ giúp gây được ấn tượng với người nhận và giúp người khác nhận diện bạn tốt hơn. Hình ảnh trong chữ ký có thể là ảnh cá nhân/logo của công ty là điều cần thiết.
  • Hãy nhớ rằng, để hình ảnh chuyên nghiệp và ấn tượng tốt bạn cần lựa chọn một bức ảnh có kích thường vừa phải, đảm bảo độ sắc nét và thấy rõ khuôn mặt của bạn.
  • Kích thước tấm hình quá lớn sẽ làm tốc độ load ảnh bị chậm lại và email bạn gửi đi bị nặng hơn bình thường.
• Font chữ: Bạn cần lựa chọn font chữ hiển thị rõ ràng, dễ nhìn. Tránh lựa chọn những font chữ khó đọc hoặc sến sẩm. Nếu chữ ký là cho doanh nghiệp bạn nên lựa chọn những kiểu chữ hiện đại, đơn giản.
• Màu sắc: Trong Marketing một nguyên tắc quan trọng của mỗi mẫu quảng cáo đó là không nên trình bày quá 3 màu tránh gây hiệu ứng ngược làm rối mắt người đọc. Vì vậy, chữ ký trong Email cũng cần tuân thủ theo những quy định này để áp dụng hiệu quả trong quảng bá thương hiệu.
• Thiết kế: Đây được coi là phần quan trọng nhất cho một chữ ký chuyên nghiệp. Khi thiết kế cần chú ý đến bố cục tổng thể nhìn đẹp mắt và thu hút.

-> Tìm hiểu: Ý nghĩa quan trọng của màu sắc nhận diện thương hiệu 

Vì vậy, khi thiết kế mẫu Email Signature bạn cần định dạng theo từ trên xuống (hierarchy). Riêng đối với những thông tin quan trọng như họ tên, email, số điện thoại, công việc,… bạn cần nhấn mạnh và gây được sự chú ý bằng cách viết in đậm, hoặc điều chỉnh kích thường chữ lớn hơn.

Một số ý để tạo một chữ ký Email nhìn chuyên nghiệp và phù hợp với công việc của mình.

• Xác định được kiểu thiết kế: Phong cách của chữ ký bạn muốn là sáng tạo, màu sắc, hiện đại, rõ ràng hay cổ điển, tối giản,… điều này giúp bạn giới hạn được lựa chọn của mình. Bạn nên theo sát và đồng nhất để nhận diện được màu sắc, bố cục và phông chữ.
• Đơn giản, bám sát theo thương hiệu: Dễ đọc và có phong cách thiết kế chính là điểm cần chú trọng nhất khi thiết kế. Điều này giúp cho chữ ký của bạn được thể hiện thông tin một cách rõ ràng, dễ đọc. Đưa vào quá nhiều thông tin khiến người nhận khó nhớ đến bạn và không chú trọng vào những thông tin quan trọng gây khó chịu.
• Tính linh hoạt của kiểu chữ ký: Sử dụng các mẫu chữ ký cho email có chỉnh sửa style là cách nhanh nhất để bạn tạo ra cho mình một mẫu chữ ký thật chuyên nghiệp và hiệu quả. Các mẫu chữ ký Email cung cấp cho người dùng tính năng chỉnh sửa. Các mẫu Email Signature cung cấp nhiều tính năng tùy chọn có thể dễ dàng chỉnh sửa, Bạn có thể sử dụng chúng để cập nhật lại ảnh avatar, logon, icon, các liên kết,…

Hướng dẫn cách tạo chữ ký Email chuyên nghiệp

Dưới đây là 4 cách làm chữ ký Email chuyên nghiệp trên các nền tảng như Gmail, Outlook, Hubspot, HTMLSIG mà bạn có thể thực hiện dễ dàng.

1. Email Signature trên Gmail

Việc tạo chữ ký Email trên Gmail cũng trở nên cực kỳ phổ biến với những thao tác đơn giản, bạn có thể thực hiện cụ thể sau đây:

• Bước 1: Đăng nhập vào trong tài khoản Gmail, chọn vào biểu tượng răng cưa phía góc trên bên phải màn hình và trong menu chọn “Setting”.

• Bước 2: Ở mục giao diện cài đặt chung tìm đến Signature (chữ ký) và đánh dấu vào ô phía bên dưới của chữ No Signature. Tiếp theo nhập nội dung ký tự mà bạn đang muốn tạo vào khung văn bản soạn thảo.

• Bước 3: Tạo chữ ký xong và nhấn chọn “Save changes” để lưu thay đổi vừa được thiết lập. Bạn chỉ cần mở ra khung soạn thảo email mới và bạn đã hoàn thành được chữ ký email vừa mới tạo, được xuất hiện ngay phía cuối thư.

2. Tạo chữ ký Email Outlook

Cài đặt chữ ký Email trong Outlook cũng được nhiều người ứng dụng để tạo tính chuyên nghiệp cho email và cách làm cụ thể dưới đây:

• Bước 1: Mở outlook.com, click chuột vào mục “New Email” tạo nội dung mới.

• Bước 2: Ở mục “Signature” nằm trong danh sách nenu “Message”.

• Bước 3: Trên màn hình xuất hiện bảng hiển thị phần thông báo cho bạn, tick chuột vào nút “New” tạo chữ ký mới.

• Bước 4: Điền đầy đủ thông tin cho chữ ký của mình và chọn vào mục “OK”.
• Bước 5: Điền những thông tin mà bạn muốn hiển thị trong phần chữ ký nằm trong khung “Edit signature” bên dưới. Ở đây bạn có thể tùy chỉnh về màu sắc, kích thước chữ, font và thêm vào hình ảnh/logo đại diện theo ý của mình muốn. Cuối cùng nhấn “OK” để hoàn tất việc tạo chữ ký email outlook.

3. Email Signature trên Hubspot

Trên Hubspot tạo ra chữ ký Email cũng khá đơn giản với những bước tương tự sau đây:

• Bước 1: Truy cập vào đường link https://www.hubspot.com/email-signature-generator
• Bước 2: Giao diện màn hình trang chủ xuất hiện, bạn có thêm các chọn lựa chọn mẫu ký Email và điền thông tin theo mẫu đăng ký.
• Bước 3: Điền thông tin theo yêu cầu và chỉnh sửa style, tải ảnh cá nhân lên và kèm theo là phong cách chữ ký bạn muốn mặc định.

• Bước 4: Nhấn chọn “Create Signature” để tạo chữ ký cá nhân cho email.

4. Chữ ký email trên HTMLSIG

Để tạo Email Signature trên HTMLSIG bạn có thể tham khảo và làm theo các bước hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Truy cập vào trong HTMLSIG ở địa chỉ website https://htmlsig.com/. Tại đây, bạn có thể lựa chọn hai hình thức tạo Email Signature cho mình đó là chữ ký miễn phí hoặc có phí, tùy theo nhu cầu mà mong muốn của bạn đối với Email Signature.
• Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu tương ứng là Main, Disclaimer, banner, Social,…
• Bước 3: Chọn vào “Create Signature” để hoàn tất cả các thao tác cho một Email Signature hoàn chỉnh.

Thủ thuật tạo chữ ký Email

Một thủ thuật để tạo Email Signature mà không phải ai cũng để ý và biết đến điều này. Đó là bạn có thể tạo Email Signature bằng cách:

• Vào trong cài đặt và nhấn vào chọn “Xem tất cả các chế độ cài đặt”
• Tại mục Thư, chọn Soạn thảo và trả lời
• Ngay bên dưới Email Signature, bạn nhập chữ ký của bạn vào, sau đó sử dụng các tùy chỉnh cho định dạng sẵn để có thể thay đổi diện mạo của chữ ký

Lưu ý: Đối với mỗi tài khoản chỉ có một chữ ký. Nếu bạn muốn chữ ký của mình xuất hiện ngay cuối nội dung của email mới mà bạn soạn thảo, hãy chọn “Bao gồm chữ ký cho tất cả các thư mới sau đó”.

Cần lưu ý gì để tạo Email Signature chuyên nghiệp?

Có một số trường hợp, bạn không thể đăng ký tạo chữ ký cho email của mình. Dưới đây là một số lưu ý nếu muốn tạo chữ ký Email chuyên nghiệp:

• Không định dạng được chữ ký: Trường hợp này, cách khắc phục là bạn hãy vào phần chỉnh soạn thư và tắt chế độ văn bản thuần túy.
• Không thể thêm hình ảnh: Nếu bạn lấy ảnh từ trên drive cá nhân, bạn hãy kiểm tra xem bạn đã chia sẻ ảnh ở dạng công khai và cấp quyền truy cập chưa.
• Không hiển thị hết nội dung của chữ ký: Bạn cần lưu ý số ký tự tối đa của chữ ký là 10.000 ký tự.

Một số trang web hỗ trợ tạo chữ ký email

Để tạo chữ ký chuyên nghiệp cho Email của mình ngoài việc sử dụng Gmail hay Outlook khá thông dụng hiện nay, người dùng có thể tạo ra chữ ký Email chuyên nghiệp cực kỳ đơn giản thông qua phần mềm và trang web hỗ trợ. Phần mềm tạo Email Signature giúp chọn cho ra mẫu thiết kế đẹp mắt và ấn tượng hơn trong mắt người nhận.

Hầu hết các phiên bản phần mềm tạo chữ ký Email sẽ được dùng miễn phí nhưng cũng bị giới hạn bởi một số chức năng. Chúng chỉ có thể được mở khi người dùng sử dụng tại phiên bản trả phí.

Bạn có thể tham khảo cho mình 2 trang web tạo chữ ký khá phổ biến và được nhiều người lựa chọn đó là:

• Emailsignaturerecue.com
• Mail-signatures.com

Cả hai trang web giúp bạn dễ dàng tùy chỉnh, định dạng của chữ ký với hệ thống thư viện đa dạng mẫu (template) phù hợp với mình.

Tham khảo một số mẫu Email Signature chuyên nghiệp

Dưới đây là 4 mẫu Email Signature chuyên nghiệm mà bạn có thể tham khảo để tối ưu lại chữ ký Email mình cho đẹp nhất.

Mẫu chữ ký số 1

Mẫu chữ ký số 2

Mẫu chữ ký số 3

Mẫu chữ ký số 4

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao cần sử dụng chữ ký trong Email?

Tạo chữ ký Email cá nhân đẹp là cách để tạo ấn tượng tốt cho người nhận. Còn đối với doanh nghiệp, việc tạo chữ ký Email công ty giúp gia tăng nhận diện thương hiệu và tạo sự chuyên nghiệp của mình với khách hàng/đối tác của công ty.

2. Kích thước chữ ký Email chuẩn là bao nhiêu?

Trên đây là một số chia sẻ giới thiệu về chữ ký email là gì, giá trị và lợi ích khi thiết kế chữ ký Email đẹp. Hơn nữa, bài viết còn đưa ra một số cách tạo chữ ký trong Email bằng Gmail, Outlook, Hubspot, HTMLSIG để bạn có thể tham khảo biết cách tự sáng tạo ra chữ ký nhanh chóng và đơn giản. Hy vọng, với những thông tin từ bài viết đã gửi đến người đọc, giúp bạn tìm ra được mẫu form chữ ký mà mình ưng ý nhất nhé.

|Có thể thẩy, Email Marketing là phương thức tiếp thị mang lại nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp. Vì thế, nếu doanh nghiệp của bạn chưa có nhiều thời gian trong thiết kế chữ ký Email, cũng như tiếp thị sản phẩm/dịch vụ qua Email. Hãy LIÊN HỆ NGAY đến Mona – Chúng tôi cung cấp dịch vụ Email Marketing giúp khách hàng:

• Phân loại & quản lý Email khách hàng rõ ràng
• Tiếp cận đúng đối tượng khách hàng mục tiêu
• Tối ưu chi phí
• Xây dựng nhận diện thương hiệu
• Đẩy nhanh tốc độ tiếp cận & gia tăng tỷ lệ chuyển đổi

Thông tin liên hệ trực tiếp với Mona Media chi tiết:

• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, phường 7, quận Tân Bình, HCM
• Hotline: 1900 636 648
• Email: info@mona-media.com