Những bất cập trong quản lý học sinh bằng file Excel ở các Trung tâm

Như chúng ta đã biết, từ trước tới nay hầu hết các trung tâm sử dụng Excel để quản lý học viên của mình. Lý do là vì Excel giúp giảm bớt thời gian, công sức cũng như đem đến độ chính xác cao hơn rất nhiều so với việc quản lý bằng sổ sách thông thường. Ngày nay, sự phát triển vượt bậc của các phần mềm quản lý trung tâm đã giúp chúng ta nhìn nhận ra các bất cập trong việc quản lý bằng Excel. Bài viết này, Mona Media sẽ chia sẻ về những bất cập trong quản lý học sinh bằng file Excel ở các trung tâm. Mời bạn đọc cùng tham khảo nhé!

Tại sao các trung tâm lại thường quản lý học sinh bằng file Excel?

Đã có nhiều trung tâm lựa chọn quản lý bằng Excel. Nguyên nhân xuất phát từ việc họ không có đủ kinh phí, thời gian để nghiên cứu các phần mềm quản lý chuyên sâu khác.

Excel cũng chỉ phù hợp để quản lý trong giai đoạn đầu, khi trung tâm không có quá nhiều học viên và qua mô vẫn còn nhỏ. Khi trung tâm mở rộng quy mô, chi nhánh hoặc số lượng học viên gia tăng nhanh chóng, vượt mức 100 người thì cần sử dụng tới phần mềm quản lý trung tâm.

Những khó khăn trong việc quản lý học sinh bằng file Excel

Quản lý thủ công dễ gây nhầm lẫn

Mỗi lần nhập, xuất thì số lượng học viên trên file Excel rất dễ bị nhầm lẫn vì số lượng học viên quá nhiều hoặc quá trình nhập có sự sai sót. Bạn chỉ cần nhập sai tên của một học viên sẽ có thể dẫn tới sự nhầm lẫn giữa các lớp, thậm chí là các khóa.

Bên cạnh đó, bộ phận giáo viên được phân công giảng dạy các lớp cũng sẽ không nắm được tình hình của học viên. Quản lý học sinh bằng file Excel người quản lý phải nhập thủ công mà hiệu quả công việc lại không cao

Không đồng nhất trong quản lý học viên

Việc quản lý xuất và nhập mới số lượng học viên cũng phải đồng nhất với số lượng học viên vào/ra mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng. Do đó, khi nhập hoặc xuất học viên thì trung tâm phải lưu trữ ngay dữ liệu.

Trong trường hợp số lượng học viên tăng lên nhiều, nhân sự nhập bị thiếu hụt, có quá nhiều dữ liệu cần phải nhập sẽ khiến cho nhân sự dễ bị nản. Lúc này trung tâm nên cần đến một phần mềm quản lý học viên để nhập một lượng lớn học viên nhanh chóng, chính xác.

Dữ liệu không được bảo mật cao

Toàn bộ thông tin được cập nhật trên file Excel khi lưu trữ trên máy tính sẽ rất khó bảo mật dữ liệu một cách an toàn. Kể cả máy tính của bạn có cài đặt mật khẩu thì cũng không thể nào kiểm soát được việc nhân sự khác vào file xem số lượng học viên. Sau đó, có thể họ sẽ lấy data học viên rồi tuồn ra những trung tâm khác.

Mất nhiều thời gian quản lý

Việc nhập liệu bao gồm nhiều bước loằng ngoằng, sử dụng các hàm tính toán để thống kê khiến cho các trung tâm tốn nhiều thời gian. Các trung tâm sẽ cần một lượng lớn thời gian để tạo ra các file quản lý học viên.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý học viên Mona eLMS

Phần mềm quản lý học viên Mona eLMS cho phép các trường học, trung tâm thiết lập một bộ máy quản lý chặt chẽ. Ngoài việc giúp tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực tối đa, Mona eLMS còn đem lại nhiều lợi ích khác như:

Tiết kiệm thời gian quản lý

Phần mềm quản lý học sinh Mona eLMS giúp cho các trung tâm tiết kiệm tối đa 90% thời gian quản lý. Các thao tác diễn ra trên phần mềm cũng nhanh chóng, dễ dàng hơn rất nhiều so với Excel.

Chủ động trong việc quản lý học viên

Mọi dữ liệu của học viên đều được quản lý trên phần mềm, giúp cho nhân sự được phân quyền sẽ chủ động hơn và bao quát toàn bộ công việc. Mona eLMS còn giúp các thao tác nhập dữ liệu trở nên dễ dàng, không bị rối mà vẫn đảm bảo được tiến độ công việc.

Phần mềm Mona eLMS có khả năng lưu trữ thông tin học viên không giới hạn, server bộ nhớ dễ dàng nâng cấp khi cần. Khả năng truy xuất tìm kiếm, thống kê cũng diễn ra một cách nhanh chóng. Cấu hình về học viên gồm có: thông tin cá nhân, lớp học, tính trạng học tập, đóng học phí. Kèm theo đó là các thông tin về hồ sơ, giấy tờ…

Quản lý khóa học dễ dàng

Với Mona eLMS, việc quản lý khóa học của trung tâm cũng trở nên đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều. Các học viên sẽ được quyền lựa chọn lịch học, giáo viên trực tuyến đồng thời giáo viên cũng đăng ký, mở hoặc hủy lịch dạy.

Phần mềm tự động thống kê quá trình dạy, tạo các phòng học online theo khung giờ tùy chọn của giáo viên và học viên. Phòng học online sẽ được quản lý, giám sát chặt chẽ bởi phần mềm.

Quản lý điểm của học sinh

Hệ thống giáo dục Mona eLMS có khả năng chấm điểm, cho ra kết quả ngay. Ưu điểm nổi bật của phần mềm chính là có tính năng thi tự luận, essay (bài luận) có người chấm điểm. Bài tập, bài thi đều được tự động lưu nháp trên hệ thống nên không lo bị mất mát, thất lạc so với các phương pháp quản lý truyền thống.

Dễ dàng quản lý từ xa

Toàn bộ quá trình gồm tạo lớp học online, quản lý hoạt động diễn ra trên lớp, tạo khóa học, bài kiểm tra, đánh giá, lưu trữ điểm đều được quản lý bởi Mona eLMS. Thêm vào đó, sự tương tác giữa học viên và giáo viên cũng được ghi lại để hỗ trợ cho quá trình đánh giá.

Từ đó, người đứng đầu trung tâm có thể dễ dàng quản lý từ xa, không cần phải tới tận các bộ phận để giám sát mỗi ngày. Từ đó tiết kiệm thời gian, công sức trong việc quản lý trung tâm mà vẫn làm được nhiều việc khác.

Thông qua bài viết, Mona Media hy vọng những thông tin cung cấp phía trên sẽ giúp bạn nhận ra sự bất cập trong quản lý học sinh bằng Excel, từ đó tìm hiểu về sự ứng dụng công nghệ trong việc quản lý trung tâm hiệu quả.