Thiết kế phần mềm quản lý thư viện – nhà sách theo yêu cầu

Sự đa dạng của các đầu sách, thể loại sách khiến cho chủ quản thư viện – nhà sách gặp phải nhiều khó khăn. Cụ thể như:

• Không kiểm soát được số lượng sách hiện có;
• Không kiểm soát được lượng sách nhập – xuất kho, tồn kho;
• Không kiểm soát được sách mượn – trả (thư viện);
• Khó khăn trong quản lý bán hàng, doanh thu;…

Đây là các vấn đề thường gặp phải ở những cửa hàng sách, thư viện đang sử dụng phương pháp quản lý bằng sổ sách hay excel. Vậy đâu là giải pháp để khắc phục những khó khăn trên?

Phần mềm quản lý thư viện – nhà sách đang được biết đến là giải pháp quản lý hữu hiệu giúp các đơn vị khắc phục những khó khăn mà nhà sách đang gặp phải. Đồng thời, phần mềm cũng giúp việc quản lý hiệu quả và dễ dàng hơn.

I. Phần mềm quản lý thư viện – nhà sách là gì?

Phần mềm quản lý thư viện – nhà sách là ứng dụng quản lý thông qua việc số hóa và công nghệ thông tin. Giải pháp này ra đời giúp các thư viện, nhà sách tổng hợp, cửa  hàng sách hay văn phòng phẩm có thể quản lý hiệu quả mọi công việc. Đồng thời, nó cũng giúp các nhà sách khắc phục những hạn chế mà phương pháp quản lý cũ bằng sổ sách hay excel vẫn đang gặp phải.

Với phần mềm quản lý thư viện – nhà sách, các thông tin được cập nhật trực tiếp lên hệ thống phần mềm thông qua máy tính, lưu trữ điện toán đám mây đảm bảo an toàn dữ liệu. Các chức năng được thiết kế hiện đại và đáp ứng quản lý nhiều hạng mục công việc từ kiểm sách, kho, bán hàng, nhà cung cấp, doanh thu, nhân viên,… Thông qua đó, chủ hiệu sách hay quản lý thư viện có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát đồng bộ, hiệu quả hơn.

II. Lợi ích khi thiết kế phần mềm quản lý thư viện theo yêu cầu

Nhờ có phần mềm, công việc quản lý thư viện – nhà sách trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Đặc biệt, nó còn giúp hoạt động vận hành của thư viện, hiệu sách diễn ra đồng bộ, nhịp nhàng và có hiệu quả hơn.

Cụ thể, phần mềm sẽ đem tới cho các  thư viện lợi ích sau:

• Quản lý số lượng, tình trạng sách trong kho, sách mới – cũ theo phân loại mã số dễ dàng trên máy, không tốn giấy bút, không bị chia nhiều file lưu máy.
• Tra cứu dễ dàng các thông tin về sản phẩm, khách hàng, lịch sử bán hàng, doanh số, công nợ, số dư,… chỉ với click đơn giản trên máy.
• Cập nhật các con số chính xác, trực quan về hoạt động công ty; tối giản các quy trình, giảm tải công việc và áp lực cho cấp dưới về số liệu giấy không cần thiết.
• Quản lý dòng tiền hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tính toán chính xác, không trùng lặp, không lo gian lận, thất thoát.
• Dễ dàng thiết lập và cập nhật bảng giá, công thức phù hợp cho các đơn vị bán lẻ, nhà phân phối.
• Thống kê data khách hàng và lưu trữ tiện lợi giúp quá trình chăm sóc khách hàng dễ dàng, chuyên nghiệp hơn.
• Quản lý mọi thông tin về hoạt động bán hàng ở mọi nơi, mọi lúc chỉ với những thiết bị di động thông minh (máy tính, điện thoại, ipad,…).

Trong thời đại 4.0, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý kinh doanh không chỉ giúp công việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Nó còn là bàn đạp giúp các đơn vị tăng lợi thế cạnh tranh, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và hỗ trợ dịch vụ khách hàng hiệu quả hơn.

III. Các chức năng cần thiết khi viết phần mềm quản lý thư viện theo yêu cầu

Một phần mềm quản lý thư viện chất lượng là phần mềm sở hữu đầy đủ các tính năng cần thiết hỗ trợ công việc, như:

Quản lý hàng hóa

Chức năng này cho phép người dùng có thể:

• Quản lý các sản phẩm theo từng loại, từng nhóm hàng.
• Kiểm soát mọi thông tin chi tiết về sách như: tên sách, thể loại, tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, nhà cung cấp,… Thông qua các thuộc tính đó, người bán có thể tìm kiếm, kiểm kê số lượng dễ dàng.
• Chức năng thêm, bớt, chỉnh sửa, cập nhật thông tin sản phẩm và giá bán.
• Hỗ trợ in mã vạch để dán lên sản phẩm nhằm kiểm soát bằng mã hiệu quả hơn.

Quản lý khách hàng

Phần mềm hỗ trợ lưu trữ thông tin khách hàng giúp chăm sóc dễ dàng hơn.

• Các thông tin lưu trữ bao gồm: họ tên, điện thoại, email,…
• Tính năng thiết lập mức giá ưu đãi riêng cho từng nhóm khách hàng, từng khách hàng cụ thể.

Quản lý bán hàng

Nghiệp vụ bán hàng rất đa dạng, phần mềm quản lý thư viện cần hỗ trợ được về:

• Quản lý báo giá: Tạo báo giá nhanh, in ấn báo giá.
• Quản lý đơn đặt hàng: Tạo đơn đặt hàng hoặc phiếu xuất bán.
• Quản lý bán hàng: Màn hình máy bán hàng trực quan, dễ sử dụng, dễ thao tác tạo phiếu, in bill; Hỗ trợ bán hàng bằng mã vạch; Hỗ trợ tìm kiếm nhanh; Kiểm tra hàng tồn; Tự động chiết khấu; Nhận diện khách hàng; Thanh toán bằng nhiều đơn vị và nhiều hình thức,…

Quản lý đổi – trả

Tình trạng đổi – trả xuất hiện nhiều ở thư viện cho mượn sách: cần có quản lý thông tin người mượn, thời gian, số lượng, tên sách mượn, giá mượn,…

Với hiệu sách, đổi trả xuất hiện trong trường hợp sách lỗi, nhầm lẫn, người mua hàng online không nhận,… Khi đó cũng cần phải quản lý đổi trả để tính toán danh thu – chi phí.

Quản lý vận chuyển – ký gửi

Chức năng này hỗ trợ các đơn vị có ký gửi hàng tại các đại lý, nhà sách khác:

• Cho phép nhận hàng, ký gửi hàng đã bán cho đại lý, nhà sách và thống kê số lượng sách còn đang ký gửi.
• Ghi nhận số lượng sách ký gửi đã thu hồi.
• Cập nhật số lượng sách đã bán và doanh thu.

Quản lý ưu đãi

Chức năng này cho phép các cửa hàng thiết lập chương trình ưu đãi với các công việc như:

• Hỗ trợ thiết lập và quản lý các chương trình ưu đãi dễ dàng, linh động.
• Cho phép thiết lập khuyến mãi theo mặt hàng (mua sách tặng sách/mặt hàng khác/quà, mua sách giảm giá,…).
• Tự động áp mã miễn phí nếu đủ điều kiện như thiết lập trước đó.

Quản lý thu – chi – công nợ

Chức năng hỗ trợ thống kê và kiểm soát toàn bộ thông tin liên quan tới thu – chi, công nợ của cửa hàng với các chức năng cụ thể:

• Cho phép nhiều hình thức thanh toán (tiền mặt, thanh toán một phần, công nợ,…).
• Theo dõi kỳ hạn thanh toán, báo cáo công nợ quá hạn.
• Theo dõi công nợ theo từng khách hàng, báo cáo chi tiết và tổng hợp công nợ phải thu.
• Theo dõi tiền cọc, quản lý cần trừ tiền cọc và trả tiền cọc khách.
• Quản lý tiền mua hàng, tiền bán hàng.
• Quản lý các khoản thu – chi: lương, tạm ứng, văn phòng phẩm,…
• Quản lý tài khoản ngân hàng.
• Báo cáo quỹ tiền trong ngày, chi tiết khoản thu – chi – các giao dịch tài khoản.

Quản lý mua hàng

Mua hàng là hoạt động thường xuyên của các cửa hàng sách, đặc biệt là cửa hàng lớn. Hoạt động mua hàng sẽ được quản lý theo các mục như:

• Quản lý mua hàng từ nhà cung cấp;
• Quản lý thanh toán mua hàng;
• Quản lý trả hàng;
• Quản lý tiền cọc, công nợ với nhà cung cấp.

Báo cáo kinh doanh

Hệ thống báo cáo cho cửa hàng sách sẽ bao gồm các mục như:

• Báo cáo bán hàng (doanh thu ngày, tổng tieennf hàng, hàng bán,…);
• Báo cáo tồn kho (hàng tồn, thẻ, xuất nhập tồn, nhập trả, hàng xuất trả,…);
• Báo cáo mua hàng (tiền mua hàng, công nợ phải trả, đối chiếu công nợ nhà cung cấp,…);
• Báo cáo thu chi và quỹ tiền (quỹ tiền mặt, các khoản thu – chi);
• Báo cáo nhân viên kinh doanh (số lượng/bộ phận, nhật ký bán hàng, chi tiết bán hàng theo nhân viên, thống kê doanh số bán hàng từng nhân viên,…).

Quản trị hệ thống

Quản trị hệ thống sẽ tổng hợp nhiều chức năng như:

• Quản lý danh sách nhóm người dùng, người dùng cá nhân.
• Phân quyền sử dụng theo người, nghiệp vụ, chức năng.
• Đổi mật khẩu
• Sao lưu và phục hồi dữ liệu.
• Khóa sổ, kết sổ, theo dõi sự kiện, thiết lập thông tin cho hệ thống và nhiều chức năng khác.

IV. Dịch vụ lập trình phần mềm quản lý thư viện – nhà sách theo yêu cầu Mona Media

Trên thực tế, không phải phần mềm quản lý thư viện – nhà sách nào cũng đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng. Đòi hỏi người mua cần phải thông thái khi tìm kiếm và lựa chọn sản phẩm phần mềm trên thị trường.

Mona Media là một trong số ít đơn vị thiết kế phần mềm theo yêu cầu đáp ứng triệt để các nhu cầu của khách hàng sử dụng. Khác với những phần mềm sẵn có trên thị trường, phần mềm quản lý thư viện – nhà sách theo yêu cầu của Mona Media được thiết kế dựa trên nhu  cầu khách hàng. Tức là, khách hàng cần chức năng gì, Mona sẽ cung cấp.

Lựa chọn sản phẩm phần mềm của Mona Media, khách hàng được đảm bảo:

• Sản phẩm phần mềm đúng mục đích sử dụng, không lãng phí;
• Phần mềm có tính năng hiện đại, linh hoạt trong việc chỉnh sửa, nâng cấp và mở rộng tính năng theo quy mô phát triển;
• Bảo hành, bảo trì trọn đời, hỗ trợ khách hàng 24/7 nhiệt tình, tận tâm;
• Hỗ trợ quá trình bán hàng nhanh chóng, quản lý mọi hạng mục công việc cửa hàng chặt chẽ, khoa học.
• Chi phí tối ưu, hiệu quả bền vững, sử dụng trọn đời.

Mọi thông tin về sản phẩm, dịch vụ phát triển phần mềm quản lý thư viện – nhà sách theo yêu cầu quý khách vui lòng liên hệ Mona qua hotline 1900 636 648 hoặc truy cập website mona.media để tham khảo thêm nhé.