Giải pháp quản lý đơn hàng ngành may mặc hiệu quả

Quản lý đơn hàng ngành may mặc luôn là một bài toán khó đối với các chủ shop bởi đặc thù sản phẩm nhiều mẫu mã, size số và số lượng hàng lớn. Tìm ra một giải pháp quản lý hiệu quả, tối ưu thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro sai sót là điều cần thiết để hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi. Trong bài viết này, Mona Media sẽ gợi ý bạn giải pháp quản lý đơn hàng ngành may mặc hiệu quả nhất hiện nay. Giải pháp này sẽ hỗ trợ các đơn vị kinh doanh thời trang có thời gian tập trung hơn vào chất lượng dịch vụ khách hàng.

Tình hình quản lý đơn hàng ngành may mặc hiện nay

Khái niệm quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng ngành may mặc là hoạt động theo dõi thông tin các đơn hàng của đơn vị kinh doanh từ khâu nguyên liệu đầu vào, quá trình sản xuất cho tới lúc thành phẩm và giao tới tay khách hàng đều được đảm bảo yêu cầu về giá, chất lượng, số lượng và tiến độ thời gian.

Người quản lý đơn hàng ngành may mặc sẽ là trung gian cầu nối truyền đạt mong muốn khách hàng cho nhà sản xuất và đảm bảo sản phẩm chất lượng đúng mong muốn của khách hàng.

Quá trình quản lý đơn hàng ngành may mặc

• Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng chi tiết về hình ảnh, tài liệu kỹ thuật, thông số, định mức nguyên vật liệu,… và chuyển cho bộ phận sản xuất.
• Bước 2: Kiểm tra nguyên liệu tồn kho để có kế hoạch nhập thêm phục vụ công việc sản xuất (nếu cần).
• Bước 3: Lập kế hoạch sản xuất cùng bộ phận may.
• Bước 4: Tiến hành phân công công việc cho các bộ phận liên quan.
• Bước 5: Theo dõi, giám sát quá trình sản xuất đơn hàng, đảm bảo sản xuất đúng tiến độ.
• Bước 6: Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất (nếu có).
• Bước 7: Giám soát hoạt động xuất hàng, hoàn thành thủ tục liên quan.
• Bước 8: Bàn giao sản phẩm cho khách hàng và quyết toán.
• Bước 9: Xử lý các vấn đề phát sinh sau khi khách nhận đơn hàng.
• Bước 10: Lập báo cáo trình cấp trên.

Những vấn đề thường phát sinh trong quá trình quản lý đơn hàng ngành may mặc

Trong quá trình sản xuất không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh ảnh hưởng tới tiến độ bàn giao cũng như năng suất, chất lượng sản phẩm. Đặc biệt, các vấn đề thường phát sinh bạn có thể gặp như:

Nguyên liệu đầu vào

Vấn đề phát sinh phổ biến đầu tiên bạn có thể gặp trong quá trình quarnn lý đơn hàng may mặc là khâu nguyên liệu đầu vào. Có rất nhiều vấn đề có thể xảy ra như: nhập sai nguyên liệu, thiếu hoặc thừa số lượng, chất lượng không như khách yêu cầu, chi phí nguyên liệu đầu vào đắt hơn so với giá báo ban đầu,…

Tùy từng vấn đề mà nhà quản lý có những giải pháp cụ thể xử lý nhằm đảm bảo quá trình đầu vào thuận lợi cho việc tiến hành sản xuất đúng tiến độ.

Sự cố kỹ thuật

Trong quy trình sản xuất sản phẩm nói chung và hàng may mặc nói riêng thì những vấn đề liên quan tới kỹ thuật là không thể tránh khỏi. Các sự cố này có thể xuất phát từ những sai sót trong khâu chuẩn bị tài liệu, phổ biến tới khâu sản xuất và thực hiện may trực tiếp.

Khi có lỗi kỹ thuật xảy ra, người quản lý cần có những biện pháp nhanh chóng và linh hoạt để xử lý nhằm đảm bảo tiến độ hoàn thành sản phẩm cũng như chất lượng cúng cam kết.

Vấn đề phát sinh sau giao hàng

Khi đơn hàng hoàn thành và giao cho khách hàng công, vấn đề xuất hiện sẽ khó giải quyết hơn, đặc biệt là khi liên quan tới chất lượng sản phẩm, khâu đóng gói, dịch vụ,… Nếu không giải quyết các vấn đề ở khâu này nhanh gọn và khéo léo thì sẽ gây ảnh hưởng cực kỳ lớn tới uy  tín khách hàng. Thậm chí, bạn có thể bị kiện, bốc phót, mất khách,… và nhiều hệ quả khác tùy vào tình trạng vấn đề xảy ra và cách xử lý.

Giải pháp quản lý đơn hàng ngành may mặc hiệu quả

Quá trình quản lý đơn hàng phức tạp đòi hỏi người quản lý phải có kinh nghiệm, nhanh nhạy và khéo léo trong giao tiếp cũng như xử lý các tình huống khi phát sinh. Dưới đây là một số giải pháp giúp bạn quản lý đơn hàng ngành may mặc hiệu quả hơn.

Các cách quản lý đơn hàng ngành may mặc hiệu quả

Áp dụng cách quản lý đơn hàng phù hợp sẽ đảm bảo quá trình từ khi bắt đầu nhận đơn tới khi sản xuất và dịch vụ sau đơn hàng được diễn ra suôn sẻ, ít rủi ro nhất. Bạn có thể xem xét tới các lời khuyên về quản lý sau đây:

Áp dụng nguyên tắc nhập trước – xuất trước

Đơn hàng nào nhập trước thì xuất trước, đây là nguyên tắc giúp nhà quản lý kiểm soát được số lượng, tránh bỏ sót đơn hàng hiệu quả. Cách này cũng giúp quá trình quản lý đơn hàng đi đúng quy củ, đơn giản và tránh những nhầm lẫn, sai sót tốt hơn.

Chỉ nhập dữ liệu cho đơn hàng một lần duy nhất

Hệ thống dữ liệu đơn hàng nhập nhiều bị trùng sẽ dẫn tới sai số. Điều này cực kỳ ảnh hưởng đối với doanh nghiệp bởi nó khiến cho cả quá trình số liệu hàng hóa sau đó bị sai. Nếu đơn vị bạn số lượng đơn hàng lớn, nhiều mã thì việc tìm kiếm lỗi sai để điều chỉnh là điều vô cùng nan giải.

Bởi vậy, hãy đảm bảo mỗi đơn hàng chỉ nhập một lần và được ghi chú cẩn thận nhằm nhận biết số liệu cũng như tìm kiếm dễ dàng hơn.

Theo dõi, giám sát liên tục tình trạng đơn hàng

Việc theo dõi, giám sát đơn hàng liên tục sẽ đảm bảo tránh các nhầm lẫn, sai sót không đáng có sẽ xảy ra. Điều này cũng giúp bạn phát hiện được các vấn đề có thể phát sinh ở từng khâu và xử lý chúng một cách kịp thời.

Quản lý hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tình trạng hàng tồn kho cẩn thận sẽ giúp bạn biết được những nguyên liệu nào còn – hết, hàng nào còn tồn kho chưa suất, bao giờ cần suất, hàng lỗi bao nhiêu,… Điều này cũng giúp doanh nghiệp có những biện pháp thêm nguyên liệu, đẩy hàng tồn đi nhanh chóng, tối ưu chi phí hiệu quả.

Ứng dụng phần mềm quản lý

Hiện nay vẫn nhiều đơn vị quản lý đơn hàng ngành may mặc bằng excel. Tuy nhiên, hình thức quản lý này gây ra rất nhiều vấn đề như:

• Cập nhật dữ liệu thủ công cho từng đơn hàng.
• Các công thức tính toán đơn hàng phức tạp.
• Giới hạn lượng dữ liệu và phải quản lý rời rạc từng file riêng biệt.
• Dễ bị nhầm lẫn, sai sót nếu nhập hay tính toán nhầm.
• Rủi ro mất dữ liệu, thất lạc dữ liệu nếu không lưu, máy hỏng, bị xóa mất.
• Tính bảo mật thông tin dữ liệu kém và nhiều vấn đề khác.

Nhưng với sự phát triển của các phần mềm quản lý đơn hàng, bạn có thể yên tâm hơn do được giản lược bớt kha khá công việc gây phức tạp, tốn thời gian cũng như công sức. Một trong những giải pháp quản lý đơn hàng ngành may mặc toàn diện, tính bảo mật cao, tích hợp đa kênh, đồng bộ phải kể đến đó là phần mềm quản lý của Mona Media.

Giải pháp phần mềm quản lý đơn hàng ngành may mặc

Phần mềm quản lý đơn hàng may mặc MonaPOS được phát triển bởi Công ty lập trình phần mềm Mona Media. Đây là một giải pháp phần mềm quản lý đơn hàng linh hoạt, được thiết kế theo yêu cầu cũng như đặc thù, quy mô của từng doanh nghiệp.

So với các phần mềm được lập trình sẵn dập khuôn thì phần mềm Mona sẽ giúp đáp ứng tốt các công việc về sản xuất, kinh doanh của đơn vị hơn. Những tính năng được lập trình theo từng công việc đặc thù, đảm bảo không gây lãng phí, tối ưu chi phí đầu tư vào quản lý hiệu quả.

Về cơ bản, phần mềm quản lý đơn hàng ngành may mặc sẽ Mona Media thiết kế sẽ có những tính năng cơ bản sau đây:

Nhận thông tin đơn đặt hàng

Các thông tin đặt hàng từ mọi kênh như website, mạng xã hội, đơn hàng trực tuyến đều sẽ được quy về một mối giúp tổng hợp thông tin đơn hàng, hỗ trợ quản lý đơn đặt hiệu thống nhất, đầy đủ.

Hệ thống sẽ tạo ra những tab đơn đặt hàng mới, khi đơn cập nhật vào thì ngau lập tức các bộ phận liên quan sẽ nắm bắt được đơn hàng để chủ động sắp xếp công việc, nguyên liệu.

Chuẩn hóa Master Data

Hệ thống của Mona Media cho phép doanh nghiệp xây dựng chuẩn mực dữ liệu nhằm hỗ phục vụ tốt hơn cho quy trình sản xuất. Cụ thể:

• Chuẩn hóa hệ thống định mức nguyên liệu, nhân công, thời hian tiêu hao,…
• Chuẩn hóa quy trình may đo, sản xuất.
• Chuẩn hóa số lượng và chức năng máy móc, thiết bị sử dụng.
• Chuẩn hóa số liệu công cụ sản xuất.
• Chuẩn hóa các mức chi phí dự kiến,…

Các dữ liệu này thường do phòng kỹ thuật và kế hoạch của doanh nghiệp xây dựng cho từng sản phẩm theo đơn hàng đặt.

Tính toán nhanh đơn giá chào hàng

Căn cứ vào thông tin về đơn hàng cùng các master data (nguyên liệu, phụ kiện, diện tích vải tiêu hao,…) mà tính đoán đơn chào giá chi tiết hỗ trợ cho phòng kinh doanh đàm phán với khách.

Phần mềm hỗ trợ tính toán:

• Tổng nhu cầu về nguyên vật liệu mỗi mã hàng.
• Tính toán đa dạng phương án chào hàng đem tới nhiều sự lựa chọn cho khách.
• Tính toán giá thành chào hàng theo chi phí sản xuất hiện tại của đơn vị.
• Tính giá thành dự kiến kế hoạch sản xuất.
• Tính giá thành sản phẩm dựa vào chi phí sản xuất hoặc mô hình sản xuất dự kiến.

Tính toán kế hoạch sản xuất tổng thể

Dựa trên thông tin đàm phán cuối cùng và dữ liệu chuẩn hóa của doanh nghiệp sẽ tính toán ra được:

• Thời gian sản xuất tổng thể.
• Tổng nhu cầu nguyên vật liệu.
• Nhu cầu năng suất cho mỗi đơn hàng.

Tính tổng nhu cầu nguyên vật liệu

Tổng nhu cầu về nguyên vật liệu sẽ được tính toán chi tiết dựa trên đơn hàng, thiết kế kỹ thuật hệ thống. Từ đó, doanh nghiệp cân đối với khối lượng vật liệu tồn kho, đơn hàng khác để chủ động cung cấp cho từng đơn đặt hàng, giảm tải chi phí lưu kho.

Tính toán nhu cầu tăng năng suất

Nhu cầu năng suất chi tiết sẽ dựa vào biểu đồ sản xuất, năng lực máy, nhân công hiện tại để tính toán.

Tính toán lệnh sản xuất

Lệnh sản xuất dựa trên đơn hàng kế hoạch và đưa ra các nội dung:

• Danh sách nguyên phụ liệu cần thiết.
• Công việc cần tiến hành.
• Vật liệu phụ cho lệnh sản xuất.
• Sơ đồ Gantt của lệnh.
• Linh kiện liên quan.
• Chuyển lệnh duyệt và tiến hành sản xuất.

Theo dõi tiến độ sản xuất

Việc theo dõi tiến độ sản xuất đảm bảo mọi thời điểm nhà quản lý cũng có thể biết được tình hình sản xuất và điều chỉnh nếu cần thiết.

Các nội dung về tiến độ sản xuất cần theo dõi bao gồm:

• Kiểm soát nguyên vật liệu đã xuất cho từng lệnh sản xuất.
• Kiểm soát các công việc hoàn thành.
• Kiểm soát sản phẩm nhập kho.
• Kiểm soát và phân tích tình trạng thừa thiếu nguyên vật liệu.
• Kiểm soát và phân tích năng lực máy móc thiết bị.
• Theo dõi lịch trình sản xuất.

Tính chi phí thực của đơn hàng

Chi phí thực của đơn hàng dựa trên chi phí thực phát sinh trong đơn hàng. Đây cũng là căn cứ để thống kê, kế toán giá thành và thực hiện bút toán giá thành sản xuất đơn hàng.

Hệ thống thông số mở

Hệ thống thông số mở cho phép nhà quản trị thiết lập quy trình quản lý, sản xuất thông qua trả lời hệ thống thông số. Tính năng này đáp ứng linh hoạt các thay đổi trong từng quy trình, công nghệ sản xuất và từng loại sản phẩm khác nhau, đảm bảo tối ưu chi phí, công sức lập trình hiệu quả.

Hệ thống báo cáo

Phần mềm thống kê báo cáo chi tiết về công việc quản lý đơn hàng bao gồm:

• Báo cáo phục vụ chào hàng
• Báo cáo kế hoạch sản xuất tổng thể
• Báo cáo tính toán lệnh sản xuất
• Báo cáo theo dõi tình hình sản xuất
• Báo cáo tính toán chi phí
• Báo cái chi phí – doanh thu –  lợi nhuận thuần,…

Bên cạnh các tính năng cơ bản trên, Mona Media sẽ tiến hành lập trình những tính năng đặc trưng dựa trên yêu cầu khách hàng. Trên đây là một số chia sẻ về giải pháp quản lý đơn hàng ngành may mặc hiệu quả. Và nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn thêm về giải pháp quản lý, báo giá dịch vụ, vui lòng liên hệ Mona Media qua hotline 1900 636 648 để được hỗ trợ.