Hướng dẫn cách quản lý, vận hành – điều hành trung tâm ngoại ngữ

Quản lý và điều hành trung tâm ngoại ngữ có đôi phần giống với một doanh nghiệp thông thường. Tuy nhiên trung tâm ngoại ngữ có nhiều yếu tố khác đặc thù của ngành. Điều này đòi hỏi đội ngũ quản lý cần hiểu rõ hệ thống cũng như lĩnh vực mình đang công tác.

Sau đây là một số kinh nghiệm trong việc quản lý và điều hành trung tâm ngoại ngữ. Dựa vào những kinh nghiệm này, doanh nghiệp có thể tham khảo để xây dựng bộ máy điều hành phù hợp cho mình.

Xây dựng kế hoạch kinh doanh và điều hành trung tâm ngoại ngữ

Xây dựng kế hoạch kinh doanh và điều hành trung tâm ngoại ngữ

Muốn hoạt động trung tâm được ổn định thì bộ máy bên trong phải vận hành thuận lợi. Vì thế mà xây dựng một kế hoạch kinh doanh và điều hành trung tâm ngoại ngữ là hết sức quan trọng. Trong kế hoạch này cần bao gồm các phòng ban, quy trình hoạt động cũng như nội quy. Cụ thể các yếu tố cần như thế nào sẽ được trình bày như sau.

Đội ngũ nhân viên

Một đội ngũ nhân viên không cần hùng hậu mới có thể điều hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả. Quy mô của đội ngũ tuỳ vào mỗi trung tâm. Mô hình trung tâm dạng nhỏ và vừa không cần quá nhiều nhân viên làm việc. Hơn hết, quan trọng nhất vẫn là quản trị nhân sự. Một đội ngũ tuy ít thành viên nhưng khai thác được toàn bộ năng lực mỗi người mới làm cho hoạt động trung tâm phát triển.

Đối với việc xây dựng đội ngũ cần tuỳ vào điều kiện, mục tiêu và mô hình của mỗi trung tâm. Một số phòng ban mà bạn cần có như chăm sóc khách hàng, hành chính, kế toán, marketing, đội ngũ giảng viên và ban lãnh đạo. Mỗi phòng ban có thể chỉ cần đủ số lượng nhân sự, không cần quá nhiều. Nếu mô hình trung tâm thuộc dạng nhỏ.

Với những mô hình lớn hơn và có nhiều chi nhánh thì bộ máy quản lý sẽ phân nhánh nhiều hơn. Ví dụ như có giám đốc chi nhánh, các phòng ban của chi nhánh đó. Như vậy ngoài bộ máy tổng thể thì mỗi trung tâm có thêm một bộ máy nội bộ nhỏ nữa. Công tác quản lý sẽ phức tạp hơn.

Như vậy kinh nghiệm chính là hãy xây dựng đội ngũ nhân viên với số lượng phòng ban vừa đủ. Tuy lực lượng ít nhưng chất lượng cao. Để mỗi phòng ban, mỗi nhân viên đều phát huy toàn bộ năng lực của mình. Để làm tốt điều đó đòi hỏi năng lực quản trị ở chính người đứng đầu trung tâm.

Quy trình điều hành trung tâm

Xây dựng được bộ máy nhân sự chặt chẽ chỉ như mới hoàn thành khung xe. Muốn chiếc xe lăn bánh cần có quy trình vận hành. Các trung tâm ngoại ngữ nên định hướng rõ ràng các quy trình điều hành dành cho từng phòng ban. Quy trình đối với toàn thể trung tâm cũng như đối với các học viên, đối tác.

Dù quy mô trung tâm nhỏ hay vừa, thiết lập quy trình điều hành trung tâm ngoại ngữ là vô cùng quan trọng. Có quy trình sẽ gia tăng tính chuyên nghiệp của trung tâm. Ngoài ra các phòng ban sẽ có tính liên kết, làm việc chặt chẽ với nhau. Trong quá trình vận hành nếu phát sinh vấn đề sẽ có giải pháp xử lý. Đối với khách hàng, đối tác hay học viên thì quy trình hoạt động của trung tâm sẽ củng cố hình ảnh uy tín.

Để xây dựng một bộ quy trình hoạt động dành cho trung tâm ngoại ngữ có thể tham khảo những yếu tố sau. Thứ nhất chính là các công việc của các phòng ban. Các phòng ban cần hoạch định rõ ràng phạm vi công việc của mình. Phương thức liên hệ giữa các bộ phận với nhau. Thứ hai là về các chính sách. Chính sách dành cho nhân viên, học viên. Cuối cùng là bộ quy định của trung tâm. Bộ nội quy áp dụng cho học viên và áp dụng cho bộ máy quản lý.

Đây là những yếu tố cơ bản trong quá trình xây dựng quy trình hoạt động của trung tâm. Tuỳ theo văn hoá mỗi doanh nghiệp mà sẽ thiết lập thêm nhiều yếu tố khác phù hợp. Lưu ý rằng điều quan trọng chính là giảm thiểu mọi kẽ hở trong quá trình vận hành. Điều này hỗ trợ cấp quản lý, lãnh đạo giữ bộ máy hoạt động tốt hơn.

Kế hoạch quản lý khách hàng và đối ngoại

Kế hoạch quản lý khách hàng và đối ngoại

Sau khi xây dựng bộ máy nội bộ chắc chắn hãy lên kế hoạch quản lý khách hàng và chính sách đối ngoại. Đây là bước đảm bảo những gì vượt ngoài sự kiểm soát của trung tâm được quản lý tốt nhất.

Quản lý khách hàng

Việc quản lý dữ liệu khách hàng là điều quan trọng. Trung tâm cần một kho dữ liệu số để chứa toàn bộ thông tin về học viên, khách hàng của mình. Trong đó sẽ cần bao gồm thông tin cá nhân, khoá học mà họ tham gia cũng như vấn đề tài chính. Ngoài ra còn một số loại giấy tờ liên quan.

Không chỉ thế, các thông tin này cần được sắp xếp hợp lý vì sẽ liên quan đến phân chia thời khóa biểu, thiết kế lớp học. Quy trình này để quá trình học tập của học viên không bị gián đoạn hay có sự cố xảy ra. Trung tâm cũng sẽ phân tích được học viên lâu năm, học viên mới. Từ đó có thể đưa ra những chương trình dành cho các đối tượng. Thông tin khách hàng được phân tích tốt sẽ hỗ trợ cho nhiều chiến dịch tiếp thị của trung tâm hơn.

Quản lý các kênh trực tuyến của trung tâm

Một trong những hoạt động điều hành trung tâm ngoại ngữ cần lưu ý chính là các kênh trực tuyến của trung tâm. Các kênh ấy thường là website giới thiệu trung tâm ngoại ngữ, các trang mạng xã hội hoặc nhóm cộng đồng. Theo hành vi của người dùng thông thường sẽ luôn tìm kiếm những kênh này trước khi quyết định sử dụng trung tâm. Vì thế luôn cập nhật các kênh này thường xuyên sẽ mang lại nhiều lợi thế. Các kênh trực tuyến còn là những cách tiếp thị hiệu quả, mang lại nhiều khách hàng dành cho trung tâm hơn.

Một số trung tâm ngoại ngữ quá tập trung vào kế hoạch giảng dạy mà không chăm sóc những kênh trực tuyến của mình. Việc này sẽ mang lại nhiều bất lợi. Nhất là trong thời đại cạnh tranh như hiện nay, hầu hết những trung tâm đều khai thác các kênh trực tuyến để tìm kiếm và duy trì khách hàng cho mình. Dù là trung tâm lớn hay nhỏ. Thậm chí các trung tâm lâu đời vẫn thường xuyên cập nhật các kênh trực tuyến như một cách không làm khách hàng của họ quên mất thương hiệu.

Hơn nữa, hoạt động thông tin chuyển đổi số cũng sẽ giúp trung tâm tiết kiệm được nhiều thời gian. Các thông tin chính thức từ trung tâm luôn được cập nhật đầy đủ. Điều này hỗ trợ khách hàng chủ động nắm bắt thông tin trước khi tiến hành tư vấn hay đăng ký học. Công đoạn hỗ trợ khách hàng lựa chọn khoá học phù hợp cũng thuận lợi hơn.

Ứng dụng công nghệ vào quản lý trung tâm ngoại ngữ

Không thể phủ nhận một điều rằng hầu hết bộ máy doanh nghiệp hiện nay được quản lý bằng ứng dụng công nghệ. Bởi sự phát triển của công nghệ số đã cải thiện hoạt động doanh nghiệp rất nhiều. Các trung tâm ngoại ngữ không nằm ngoài đó. Ứng dụng công nghệ vào quản lý, điều hành trung tâm ngoại ngữ giúp tiết kiệm được nguồn nhân lực, chi phí và thời gian. Từ đó trung tâm có thể tập trung phát triển những hoạt động nòng cốt khác. Ngoài ra ứng dụng công nghệ sẽ giúp quy trình quản lý giảm thiểu sai sót hết mức. Như vậy các trung tâm có thể ứng dụng công nghệ vào quản lý như thế nào?

Phần mềm – ứng dụng quản lý giáo dục

Phần mềm – ứng dụng quản lý giáo dục giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và đem lại sự ổn định nội bộ

Các phần mềm quản lý trung tâm đào tạo sẽ giúp điều hành trung tâm ngoại ngữ được hiệu quả hơn. Không cần phải làm việc với quá nhiều giấy tờ, thông tin. Toàn bộ dữ liệu sẽ được số hoá và lưu trữ. Kể cả thông tin nội bộ và thông tin khách hàng.

Ngoài ra còn tạo sự đồng nhất trong bộ máy tổ chức. Các phòng ban và lãnh đạo với nhân viên sẽ được kết nối với nhau. Từng hoạt động đang diễn ra cũng sẽ nhanh chóng được cập nhật. Một số chức năng khác mà phần mềm – ứng dụng quản lý giáo dục mang lại như sắp xếp lịch trình, số lượng học viên, doanh thu, v.v…

Các dữ liệu sẽ được tự động phân tích và báo cáo. Như vậy cán bộ quản lý sẽ không tốn quá nhiều thời gian và công sức. Nhưng độ hiệu quả vẫn được đảm bảo. Cũng như các sai sót trong khâu quản lý được hạn chế tối thiểu. Nếu bạn bắt đầu khởi nghiệp trung tâm ngoại ngữ trong thời đại 4.0 này thì một cá nhân cũng có thể thành lập trung tâm ngoại ngữ nếu biết cách sử dụng tốt các phần mềm hỗ trợ hoặc thiết kế một phần mềm theo yêu cầu.

Xây dựng lớp học – kho bài giảng trực tuyến

Một yếu tố nữa mà các ứng dụng công nghệ có thể mang lại cho trung tâm chính là quản lý lớp học và kho tài liệu trực tuyến. Hoạt động học trực tuyến (E-learning) đang ngày một phát triển và ứng dụng rộng rãi. Vì thế một trung tâm ngoại ngữ có thể phát triển hình thức này ngay thời điểm hiện tại để chuẩn bị cho tương lai.

Bạn không cần phải có một lớp học trực tuyến riêng ngay lúc này. Thực tế, bạn có thể sử dụng hình thức LMS, ứng dụng học ngoại ngữ trên điện thoại hay thư viện online. Nhiều trung tâm ngoại ngữ không chỉ tối ưu việc học trên lớp mà còn tạo điều kiện cho học viên cũng như giảng viên bằng các hình thức trực tuyến. Qua đó cả học viên và giảng viên sẽ được kết nối với nhau chủ động hơn. Kho bài giảng, tài liệu cũng sẽ giúp học viên tự học một cách thuận tiện. Các hoạt động bài tập cũng có thể ở dạng trực tuyến.

Tổng kết

Như vậy, hiện nay việc quản lý và điều hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả cần phải có sự tham gia của cả công nghệ thông tin. Bởi chỉ với khối óc con người thôi là chưa đủ. Có nhiều bước mà các trung tâm cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch quản lý cho mình. Nhưng sau tất cả điều quan trọng nhất chính là ở năng lực quản trị của người lãnh đạo.